Por qué utilizar factura electrónica le reduce costos

¿Sabía usted que el costo de emitir facturas electrónicas puede llegar a ser 5 veces menor que el de una factura de papel?

Por Juan Carlos Paredes (**)

La utilización de la factura electrónica reduce los costos para las empresas. (Foto Prensa Libre: )
La utilización de la factura electrónica reduce los costos para las empresas. (Foto Prensa Libre: )

La adopción de la factura electrónica en los modelos tributarios avanzados de América Latina es producto de la globalización.

Documentar ventas y compras vía electrónica es producto de la revolución tecnológica, los países con economías importantes como México, Brasil, Argentina, Chile, Colombia entre otros, son el ejemplo de una práctica mercantil y tributaria con más de una década de realizar operaciones voluminosas, que a cambio de uso de papel es un sistema ágil y económico.

Por qué utilizar factura electrónica

El beneficio más evidente es que se eliminan los archivos de papel, disponer de espacios físicos para sus negocios y no para archivo de documentos.

Pero también se eliminan problemas de pérdida de facturas, alteraciones, manipulaciones y errores.

Se suprime personal para el archivo de facturas en papel, se economizan costos de logística, debido a que las empresas envían las facturas de manera virtual y evitan enviarlas por mensajería directa la cual tiene un alto costo por los problemas de tráfico.

Hay que tomar en cuenta que los registros de la factura electrónica quedan en poder del contribuyente, del GFACE contratado para generar la factura electrónica y pasan a ser controlados los movimientos por la Administración Tributaria, con esta práctica se logra la transparencia y simplificación en la recaudación y fiscalización del IVA.

Cuando se inició con el sistema fue obligado para contribuyentes especiales calificados por SAT con determinado volumen de emisión de facturas.

En la actualidad, es optativo para los demás contribuyentes utilizar la factura electrónica. Aún así, cada vez más se incorporan nuevas empresas

Si se masificara el uso de la factura electrónica, se tendrían beneficios de recaudación y una economía importante para más empresas que las emitan –y también las que reciben–. El ciclo de la factura electrónica finaliza con generar la contraseña y el pago de forma electrónica.

Cómo se controla

En Guatemala, la SAT tiene facultad para autorizar el uso de facturas electrónicas *. Los documentos que se emiten vía electrónica son las facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débitos y otros documentos que sean aprobados por SAT, conforme las especificaciones que indica el reglamento de la ley del IVA.

En la emisión de facturas interactúan la SAT como ente fiscalizador y recaudador del Impuesto al Valor Agregado, los contribuyentes obligados a emitir la factura electrónica son identificados como EFACE, las empresas que prestan el servicio de generar las facturas, se les denomina GFACE y los compradores que reciben esas facturas para documentar las compras.

El control se desarrolla de manera electrónica aunque hay algunas empresas que siguen imprimiendo facturas y haciendo archivos de papel, no obstante, no es el objetivo principal de este mecanismo, la práctica de emitir papel no se ha eliminado en su totalidad por otros requisitos contables y de las leyes tributarias, situaciones que deben ser revisadas y reguladas con la visión de llevar todo en forma electrónica.

* A través del acuerdo del Directorio 024-2007, modificado con el acuerdo 08-2011, en el Decreto 4-2012 y 10-2012 ley de Actualización Tributaria, fue modificada la ley del Impuesto al Valor Agregado.

** Juan Carlos Paredes es asesor fiscal y financiero de la firma PARSA-IAPA INTERNATIONAL