Lo que debes saber de la etiqueta digital, una herramienta de comunicación corporativa

En la mayoría de las ocasiones, los problemas de comunicación vienen derivados por la ignorancia o el despiste o porque no conocemos las reglas básicas de etiqueta corporativa que resultan ser una herramienta útil de comunicación corporativa, si y sólo si la sabemos usar.

Cecilia Durán Mena

30 de junio de 2024

|

00:03h

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En la época de la inmediatez, la comunicación efectiva se erige como una de las habilidades que debemos desarrollar y cuidar para generar una transmisión de ideas adecuada. Lejos están los tiempos en los que la gente enviaba una carta y esperaba con paciencia la llegada del cartero con la respuesta. Hoy, un mensaje digital leído y no contestado puede ser detonante de conflictos. Por una cuestión natural, hemos ido sofisticando nuestros canales de comunicación, no obstante, por algo que me resulta incomprensible, estamos prefiriendo comunicarnos a través de mensajes en vez de hablar. Lo que sin duda plantea diversos obstáculos entre quien emite el mensaje y quien lo recibe.

Es curioso, pero hoy a diversas angustias que no se generaban cuando hablábamos por teléfono. Por ejemplo, ¿qué pasa cuando enviamos un mensaje por WhatsApp a un compañero de trabajo con un contenido importante? Esperamos una respuesta de inmediato. Claro, el destinatario lo lee y lo sabemos. Prueba de ello es que en nuestra pantalla aparece la doble palomita azul que nos hace saber el destino de su mensaje. Pasan los minutos, ya empezamos a sudar frío, ¿nos habrá dejado en visto? Peor, si pasan las horas, y seguimos sin tener una respuesta. Experimentamos una sensación de desarmonía: nuestro cerebro odia los cabos sueltos y si no hay respuesta nos da la sensación de una herida sangrante y sin cerrarse. Empezamos con la especulación: ¿Habré hecho algo mal? ¿Estará enfadado por algo? ¿Le habrá pasado algo? Los primeros pensamientos tóxicos empiezan a invadirnos, y eso supone un punto de inflexión con consecuencias insospechadas. No son pocas las historias que conocemos en las que se ha armado una tormenta en un vaso de agua sin necesidad.

En realidad, no sabemos lo que está sucediendo cuando alguien no contesta. Puede ser que nuestro destinatario haya recibido el mensaje mientras iba manejando, o que se encuentre en medio de una reunión y no pueda responder. También, es probable que no tenga la respuesta a la mano en ese momento. Lo que de verdad está sucediendo es que hemos desestimado el difícil equilibrio entre unas normas no escritas de cortesía —etiqueta— y la situación real en la que se encuentra cada uno de los interlocutores. “Los motivos de no dar una respuesta inmediata pueden ser múltiples”, explica Cristina Villalonga, vicerrectora de Educación Digital y Tecnología de la Universidad Nebrija. “Es posible que la persona esté ocupada en ese instante y no pueda responder, pero también puede ser que el interlocutor tenga otros tiempos de gestión de la comunicación en estos espacios y tenga plazos más extensos”, explica. En este vórtex complejo, la inmediatez no ayuda si no tenemos claro cuál es el código con el que nos debemos comunicar.

El problema de comunicación se detona por el simple hecho de no tener delante de nosotros en forma física a nuestro interlocutor y ello genera incertidumbre en quien envía el mensaje: “Joan-Salvador Villalonga, psicólogo nos explica que: “Sólo veo la doble palomita azul y el vacío de información restante lo llena la ansiedad”, añade. Y es cierto, así funcionamos. No saber qué ha sucedido con el mensaje nos puede jugar malas pasadas. Empezamos a imaginar una serie de cosas y a elaborar una serie de conjeturas que nos llevan a conclusiones fallidas. Es posible que nuestro interlocutor sea alguien con poca educación, o que no quiera responder. Aunque, la verdad, en la mayoría de las ocasiones, esta falta de respuesta se debe al contexto en el que se encuentre la otra persona, puede ser que al momento de recibir el mensaje esté en el dentista.

El meollo del asunto es entender qué es lo correcto cuando sabemos que alguien recibió el mensaje y no contesta. La incógnita para despejar es: ¿cuál es la forma más adecuada de actuar? Cristina Villalonga sugiere ceñirse a las normas elementales de comunicación: “Es importante conocer la etiqueta digital, esto es, el conjunto de normas de comportamiento en el ciberespacio y el mundo digital”, explica, “y estas reglas no son más que una adaptación de las reglas de etiqueta del mundo real, es decir, el mundo físico, al virtual.

Para no complicarnos con manuales y libros, la etiqueta digital se puede resumir en diez reglas básicas, como son:

1) Presentarse de forma adecuada. Escribir con corrección; 2) Respetar la privacidad de los otros. Especialmente, los horarios de envío y recepción de mensajes; 3) Evitar el ciberacoso; 4) Verificar las fuentes de información. Evitar información paja; 5) Seguir las normas de la plataforma digital; 6) Respetar los tiempos de los otros. Especialmente, si se está fuera de horarios de trabajo o si el receptor está de vacaciones o fuera de la zona horaria; 7) No olvidar responder los mensajes; 8) Compartir conocimientos; 9) Enviar archivos en formatos adecuados; y 10) Disculpar las equivocaciones.

En honor a la verdad, el ajusto es sencillo, se trata de injertar las normas de cortesía básicas del mundo real a la convivencia digital. Se entiende que sería horrible llegar a la oficina, preguntar a un compañero si quiere café y encontrarse con el silencio como respuesta. Eso es descortés y maleducado. De igual forma, y sobre todo, para evitar pasar un mal rato o desatar una guerra ante lo que puede ser un malentendido el remedio infalible es la paciencia que se mezcla con tolerancia. En el pasado se llamaba prudencia. “Simplemente, aprender a esperar”, explica Villalonga. “Cuando te ves esperando muchas veces aprendes que no pasa nada, que la otra persona habitualmente acaba respondiendo y que la espera no significa nada malo, con lo cual ves que la preocupación no estaba justificada”, añade.

La verdad sea dicha es que, en la gran mayoría de los casos hay una causa que justifica una no respuesta o una respuesta tardía. Anticipar disgustos o empezar a ver fantasmas ante algo de lo que no se tiene todo el contexto, es un recorrido que no aporta nada al remitente. En la mayoría de las ocasiones, los problemas de comunicación vienen derivados por la ignorancia o el despiste o porque no conocemos las reglas básicas de etiqueta corporativa que resultan ser una herramienta útil de comunicación corporativa, si y sólo si la sabemos usar.

Los principios a tener en cuenta para la toma de decisiones asertivas

Siempre he dicho que el mal que nos aqueja en estos tiempos es la distracción.

Cecilia Durán Mena

12 de junio de 2024

|

00:02h

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Los principios de la toma de decisiones asertiva están basados tres elementos: conciencia, creación y realidad.

Tan grande como el sol y tan evidente como una verdad de Perogrullo es el hecho de que todos somos tomadores de decisiones. Desde que suena la alarma del despertador empezamos a decidir: o nos ponemos de pie de inmediato o le concedemos a la cama unos minutos más. Si nos vamos con melón o con sandía, si queremos limón o preferimos fresa, si emprendemos o no, si le damos luz verde a un proyecto o lo ponemos en espera: siempre decidimos. Unas veces son asuntos pequeñitos de la cotidianidad y otras son temas de amplia envergadura. La cosa es que no siempre estamos conscientes de las decisiones que estamos tomando y nos ponemos en piloto automático al momento de elegir.

Siempre he dicho que el mal que nos aqueja en estos tiempos es la distracción. Hemos dejado de poner atención a nuestro entorno, pero también a nosotros mismos. Los principios de la toma de decisiones asertiva están basados tres elementos: conciencia, creación y realidad. De acuerdo con Morty Lefkoe, autor del libro Recreate yourself, la toma de decisiones asertiva entreteje estos tres elementos de la siguiente manera: reflexionar en torno a cómo nuestra conciencia crea una realidad a través de la manera en la que decidimos. Es verdad.

De acuerdo con Lefkoe: Más allá de las reflexiones filosóficas de si las cosas existen porque somos conscientes de ellas o no, el potencial de posibilidades se desarrolla a partir de aquello que podemos observar. Para tomar decisiones, los seres humanos usamos nuestro aparato sensorial que está dotado de cinco sentidos y de nuestros marcos de referencia perceptuales, es decir, apelamos a nuestros cinco sentidos y usamos nuestra cultura, creencias, ritos, costumbres, lenguaje, preferencias, gustos.

El lenguaje es nuestra herramienta principal porque es a través de palabras que nos comunicamos y entendemos la verdad por la que estamos atravesando. Es por medio del lenguaje que comprendemos el logos y distinguimos las categorías o conceptos. Ya lo decía Pericles desde los tiempos de la Antigua Grecia, si alguien tiene una buena idea y no la puede expresar, es como si no tuviera nada.

Lo que pensamos y creemos, más allá de su veracidad, de si es positivo o negativo nos determinan en muchos sentidos. John Grinder, padre de la neurolingüística da un ejemplo: Si le dices a un niño: ¡Bájate de ahí que te vas a caer!, lo más seguro es que la criatura se caiga. En cambio, si le dices. ¡Bájate de ahí que te puedes caer!, el niño justiprecia sus posibilidades y hará lo necesario para no caerse. Nuestro lenguaje es la herramienta con la que planteamos nuestras propuestas, con la que negociamos, con la que ponemos en juego nuestras ideas, con la que ejecutamos nuestras estrategias.

Dicen que Marilyn Monroe podía salir a la calle y dejar de ser reconocida y que esa era una habilidad que la actriz usaba a placer. El secreto radicaba más que en ponerse pañoletas, lentes oscuros y disfraces, en generarse la certeza de que nadie la iba a notar. No sé. Lo que sí es verdad es que a la mayoría de los seres humanos nos cuesta trabajo ir más allá de lo que nosotros creemos. Sucede con los colores, algunas personas ven el turquesa como azul y otros como verde. Nuestro punto de vista nos lleva a generar posibilidades o a cerrar senderos. Así, la forma en la que abordamos algún problema, en la que entramos al mercado, en la que planteamos un proyecto de emprendimiento nos perfila. Es decir, al momento de diseñar una estrategia, ya estamos anticipando la forma en la que la vamos a ejecutar.

En sentido contrario a lo dicho en el párrafo anterior, cuando descartamos ciertas afirmaciones, quitamos obstáculos. Se trata de quitarnos ciertas vendas que nos nublan la mirada. Los prejuicios, las ideas preconcebidas, las manías, las obcecaciones son estorbos que por alguna razón hemos aceptado. Pienso en el edadismo que quita oportunidades a gente que tiene tanto que ofrecer, en los techos de cristal que les impiden a muchas mujeres talentosas seguir adelante, en esas preconcepciones que nos llevan a pensar que no podremos hacer algo que podríamos hacer.

Para Lefkoe, la toma de decisiones se relaciona directamente con la visión que tenemos: mientras más amplia, mejor. Para ello es preciso afinar la atención, ser conscientes de cuál es la forma en la que estamos decidiendo. Cuando estamos atentos y hacemos un acto reflexivo en torno a las opciones que tenemos frente a nosotros, decidimos mejor.

Evidentemente, esto implica tener la posibilidad de ver que más que blancos y negros, hay una serie de colores que atraviesan toda la gama de colores. Además, cuando refinamos nuestra visión y logramos ver todo el panorama, aparecen alternativas que quizá no teníamos contempladas y que pueden alertarnos de riesgos innecesarios o bien, nos abren caminos que resultan más convenientes.

En realidad, muchas ocasiones decidimos en piloto automático porque estamos muy preocupados. Nos mortifica decidir mal, le permitimos crecer al síndrome del impostor que nos baja el umbral de merecimiento. O bien, tomamos decisiones en forma maquinal porque tenemos tanta experiencia y lo hemos hecho tantas veces de esa manera que ya no contemplamos hacerlo en otra.

Se trata de quitarnos ciertas vendas que nos nublan la mirada. Los prejuicios, las ideas preconcebidas, las manías, las obcecaciones son estorbos que por alguna razón hemos aceptado. Pienso en el edadismo que quita oportunidades a gente que tiene tanto que ofrecer, en los techos de cristal que les impiden a muchas mujeres talentosas seguir adelante, en esas preconcepciones que nos llevan a pensar que no podremos hacer algo que podríamos hacer.

Red Forbes

Lo que pasa es que alrededor del dinero hay una serie de tabús que obnubilan el buen trato que le debemos dar. De todo hay en la viña del señor. Por alguna extraña razón, hay gente que piensa que hablar del tema es de mala educación. Hay otros que muestran un pudor mal entendido cuando se trata de abordar las cuestiones de pesos y centavos. Algunos lo ven sin respeto y otros no saben cómo tratarlo. Están los que se engolosinan y quieren acabárselo de un bocado, los que no saben usarlo y prefieren guardarlo en el colchón, los que sienten que les quema las manos y prefieren dar cuenta de él rapidito y los que lo coleccionan como si fueran estampas.

Por lo general, es difícil encontrar a personas que vean al dinero con naturalidad. Unos se dejan impresionar y otros creen que se trata de temas similares a los secretos de estado. Es sorprendente ver el número personas no tienen idea de cuánto ganan sus cónyuges, de que los hijos ignoran el sueldo de sus padres, de que la gente no ni se entera de lo que paga por los servicios que tienen su casa en marcha o que ni saben cuál es el precio de las cosas elementales. Y eso, es un pésimo hábito.

Por supuesto, los buenos hábitos nos ayudan a llevarnos bien con el dinero. Me parece que, como todo en la vida, el comienzo está con el respeto. Si queremos llevarnos bien con el dinero, hay que respetarlo. Aquí, algunos hábitos de gente que tiene una buena relación:

1. Para empezar, debiéramos quitarnos los tapujos para hablar de dinero. No se trata de estar observando ni metiendo la nariz donde no nos llaman. Se trata de estar enterados de montos y cantidades —lo que no es una curiosidad morbosa—, es saber las capacidades de pago, entender los tiempos y movimientos del dinero. Es tener dimensiones.
2. Lo primero viene encadenando el segundo hábito de la gente que se lleva bien con el dinero: es que saben vivir bien dentro de los límites de sus ingresos. Es decir, son personas que gastan menos de lo que reciben y saben vivir bien con lo que tienen. Son personas eficientes al momento de consumir y no se exceden. Son prudentes con sus salidas de dinero y son conscientes de en dónde ponen su dinero. Conocen sus límites y respetan sus fronteras. No se dan lujos que no podrán pagar ni disfrutan de algo que más adelante le generará angustia e incapacidad de pago.

3. Un hábito que revela que una persona se lleva bien con su dinero es que saben controlar sus apetitos de consumo. Saben sus preferencias, conocen como manejar sus créditos y prefieren pagar sus deudas antes de engancharse con un nuevo préstamo.
4. Los verdaderos amigos del dinero son personas que saben detectar que ciertas compras y hábitos de consumo no tienen ningún sentido. Controlan sus propulsiones, porque si somos sinceros, hay ocasiones en las que compramos en forma irracional. Pensemos cuántas prendas se han quedado en el closet sin estrenar y luciendo etiquetas, cuántos aparatos para hacer ejercicio están olvidados en un rincón y cuántas membresías a clubes se han desperdiciado porque jamás fuimos.
5. Un error que no cometen las personas que se llevan bien con el dinero es que no viven una vida que no pueden pagar. Es decir, hay mucha gente que vive de apariencias: compran coches que no pueden mantener, mandan a sus hijos a escuelas que no pueden pagar, se endeudan y quedan a deber. Estas personas viven tronándose los dedos.
6. Llevarse bien con el dinero significa tener en control el corto plazo y en la mira el porvenir. Es pensar en el futuro, los amigos del dinero son personas que disfrutan al gastar racionalmente y que ahorran para seguir disfrutando en el largo plazo.
7. Una estrategia financiera que es un hábito de la gente que se lleva bien con el dinero es que no compran a crédito lo que pueden pagar de inmediato o que definitivamente no pueden pagar. Las tarjetas de crédito son un gran espejismo que puede poner en peligro las finanzas y la estabilidad de cualquiera.
8. La gente que se lleva bien con el dinero sabe hablar del tema pero no ostenta. Son personas que entienden la riqueza y saben divertirse y darse comodidades con el de fruto de su trabajo, pero no presumen.

Para tener una buena relación con el dinero no se necesita ser millonario. Hay que construir una amistad de conocimiento y respeto, como en cualquier tipo de asociación humana. De lo que estoy segura es de que quienes no tienen una buena relación con el dinero no son millonarios o están en vías de dejar de serlo. Por otro lado, entender cómo funcionan los pesos y centavos nos ayuda a forjar un amigo que se disfruta en las buenas y ayuda en las malas.

Consultora, formadora y escritora mexicana