En cuanto a la presencia del administrador tributario en las empresas, hay algo innegable: los auditores a cargo de realizar las verificaciones han ido innovando los procesos que utilizan, de la mano de la tecnología.

Por lo tanto, es necesario que las empresas, entidades y todo tipo de contribuyente, estén seguros de que cuentan con toda la documentación de soporte para sustentar las posiciones fiscales asumidas en sus declaraciones de impuestos, con el objetivo de evitar ajustes que luego tengan que defenderse por vía administrativa o judicial.

En ese sentido, existen partidas o conceptos de gastos que deben contar con la documentación que aplicable para tomarse como “deducible”. Por ejemplo:

• Contratos
• Escrituras públicas
• Facturas
• Notas de cobro
• Notas de débito
• Cheques y/o transferencias bancarias
• Declaraciones aduaneras de importación

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Estos y otros documentos pueden formar parte de un Archivo de Defensa Fiscal, una herramienta que pueden implementar los contribuyentes para analizar cuáles son las tendencias de fiscalización que está desarrollando cada administración tributaria y de esa cuenta, tener un mecanismo de defensa que permita que los principales temas y áreas de los estados financieros estén cubiertos y de esa forma, reducir sustancialmente los riesgos fiscales.

Uno de los aspectos que se debe tomar en cuenta es el periodo de prescripción, por ejemplo, en Guatemala es de 4 años, el cual comienza a partir de la fecha de presentación de la declaración o en el momento en que venció la fecha de presentación. Esto justifica que los principales gastos y documentos estén disponibles para efectos de revisión de parte de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) en tiempo y forma para evitar ajustes por “ausencia de documentación” que pueda ocasionar objeciones de gastos y generación de controversias.

También se debe tener en cuenta que, si un periodo fiscal se encuentra en proceso de discusión con la SAT, no debe destruirse la información invocando el derecho establecido en el Código de Comercio para mantener la documentación, ya que la ausencia de ésta puede perjudicar la defensa que se haya presentado en las vías jurisdiccionales que apliquen.

Por otra parte, en esta nueva realidad, la velocidad con que se registran las operaciones ha evolucionado para incorporar el archivo digital como un bastión de las comunicaciones.

La factura electrónica es uno de estos cambios importantes. De esa cuenta es necesario contar con un “centro de acopio de datos” (data wharehouse) que permita identificar las operaciones que se pagan, así como los soportes que sustentan cada una de las transacciones.

Definitivamente, el mundo de los negocios va a una velocidad superior en comparación con el mundo normativo; sin embargo, no se debe perder de vista que muchos de los fiscos latinoamericanos se enfocan en “la formalidad de las operaciones”, razón por la cual cobra mayor relevancia tener disponible la información, ante cualquier proceso de revisión tributaria.

Otro asunto importante que ha generado relevancia son los contratos protocolizados que sustentan operaciones entre compañías. El fisco guatemalteco ha manifestado que si bien es cierto que pueden suscribirse contratos privados, para efectos tributarios esperan ver que las operaciones estén documentadas, en los casos que aplique, con contratos protocolizados. Para esto es necesario que estos contratos sean incorporados al protocolo de un notario.

Ese requerimiento, que está en la normativa del Impuesto Sobre la Renta (ISR), no establece qué tipos de contratos deben estar protocolizados, por lo que seguidamente listamos aquellos que consideramos deben contar con ese procedimiento:

1. Contratos por servicios con compañías locales relacionadas
2. Contratos por servicios con compañías no relacionadas, como los distribuidores.
3. Contratos por servicios con compañías del exterior relacionadas que sustentan gastos por:

• • Regalías
  • Servicios de procesamiento de datos
  • Servicios por honorarios

Se debe tomar en cuenta que el fisco está revisando que los servicios o transacciones que se registren entre partes relacionadas, tanto locales como del exterior, cumplan con el concepto de “sustancia”, por lo que el hecho de soportar una transacción con un contrato es solo un primer paso para soportar una transacción.

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Adicional a esto, se deberá comprobar que los gastos o servicios fueron necesarios, que se han recibido, y que están dentro de un marco de razonabilidad de precios. Esto último tiene mucha relevancia con el “principio de libre competencia” que es aplicable para operaciones con partes relacionadas extranjeras, a pesar de que el fisco ha manifestado que aplicará este criterio a las operaciones con partes relacionadas locales.

Por lo tanto, se considera necesario que este tema sea puesto en agenda de las empresas para poder atender adecuadamente cualquier proceso de revisión tributaria y de esa forma, contar con todos los elementos legales que permitan “documentar” los gastos deducidos y reducir riesgos fiscales que luego provoquen contingencias hasta de tipo judicial.

Edy Pérez es socio director de la firma Grant Thornton Guatemala.