Manual para llevar una contabilidad electrónica eficiente

Con la entrada en vigor de las reformas al decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), contenidas en el decreto 4-2019, Ley para la Reactivación Económica del Café y decreto 7-2019, Ley de Simplificación, Actualización e Incorporación Tributaria, todos del Congreso de la República, se introdujo por primera vez en la legislación guatemalteca el uso de la factura electrónica en línea (FEL) y la contabilidad electrónica.

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La digitalización da a los contribuyentes el incentivo de obtener más rápidamente la devolución del crédito fiscal del IVA al cumplir con la implementación de la contabilidad y la factura electrónicas en línea. Foto: Hemeroteca PL
La digitalización da a los contribuyentes el incentivo de obtener más rápidamente la devolución del crédito fiscal del IVA al cumplir con la implementación de la contabilidad y la factura electrónicas en línea. Foto: Hemeroteca PL

Lo anterior confirma que Guatemala se encuentra inmersa en el proceso de adaptación de la tecnología y digitalización inherentes a la denominada era digital, tal como Brasil y México que ya han implementado la contabilidad electrónica, y la emisión de factura electrónica en línea, como un medio de control y fiscalización por parte de sus administraciones tributarias, por medio del formato XML.

Para México, como antecesor en la digitalización de la fiscalización por medio de la contabilidad y la factura electrónicas en línea, su implementación significó un incremento aproximado entre el 10% y 20% de la base tributaria, es decir nuevos contribuyentes.

Asimismo, se dio un incremento aproximado en la recaudación de tributos entre el 5% y 10%, aumentando a su vez en un 1000% la cantidad de empresas en listas negras del fisco, para lo cual únicamente un aproximado del 2% ha demostrado que no ha omitido impuestos, y que la autoridad tributaria está en un error. Estas estadísticas dan cuenta que herramientas como la contabilidad electrónica, generan resultados favorables en la fiscalización y en la recaudación.

En forma general y tomando experiencias de algunos países, por ejemplo, México, el proceso de adaptación de la tecnología y digitalización por parte de las administraciones tributarias incluye los siguientes niveles:

  • Nivel 1 – Declaraciones electrónicas
  • Nivel 2 – Transacciones y documentos electrónicos
  • Nivel 3 – Contabilidad electrónica
  • Nivel 4 – Auditorías electrónicas
  • Nivel 5 – Ajustes electrónicos
  • Nivel 6 – Controversia electrónica

En este contexto, la contabilidad electrónica se puede definir como la obligación que tienen los contribuyentes en el manejo y envío a la autoridad tributaria de libros, documentos y registros contables a través de plataformas electrónicas.

El sistema electrónico de registro de operaciones y de documentación de soporte (contabilidad electrónica) en Guatemala, conforme a lo regulado en el artículo 29 A de la Ley del IVA, incluirá los siguientes libros o documentos:

  • a. Libro de inventarios
  • b. Libro de primera entrada o diario
  • c. Libro mayor o centralizador
  • d. Libros de estados financieros
  • e. Libros de compras y ventas
  • f. Otros auxiliares que determinen las leyes específicas.

Habrá que observar la periodicidad con que la Administración Tributaria requerirá los libros indicados, siendo que el numeral 4 del artículo 94 del Código Tributario establece que los libros contables u otros registros obligatorios establecidos en el Código de Comercio y las leyes tributarias especificas están al día si las operaciones se encuentran asentadas dentro de los dos meses calendario inmediatos siguientes de realizadas. Por otra parte, el Código de Comercio establece que los obligados a llevar contabilidad deberán establecer su situación financiera por lo menos una vez al año.

Por lo anterior, es relevante desde el punto de vista fiscal, que aquellas empresas que estarán obligadas al cumplimiento del uso de la contabilidad electrónica se aseguren de cumplir en forma general con lo siguiente:

  • a. Que las cuentas contables estén relacionadas con la naturaleza de los registros contables.
  • b. Que se cuente con la documentación de soporte de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos (facturas, contratos, informes, etcétera).
  • c. Integraciones de las cuentas contables.
  • d. Concordancia de la información contable y la información reportada en las declaraciones de impuestos.

Asimismo, los contribuyentes deberán revisar su catálogo de cuentas contables, documentación y argumentos legales que fundamentan el tratamiento fiscal aplicado a cada rubro de sus estados financieros, con el objetivo de evitar confusiones o posibles ajustes al momento de una revisión por parte de la Administración Tributaria al proporcionar su contabilidad electrónica.

Cabe resaltar que, al implementarse la contabilidad electrónica, la Administración Tributaría podrá realizar con mayor facilidad cruces de información y análisis estadísticos de industrias con el objetivo de mejorar su fiscalización y por lo tanto la recaudación.

De acuerdo con las reformas al Decreto 27-92 Ley del IVA, contenidas en el Decreto 4-2019 Ley para la Reactivación Económica del Café y Decreto 7-2019 Ley de Simplificación, Actualización e Incorporación Tributaria, así como el Acuerdo Gubernativo 222-2019, el uso de la factura electrónica en línea (FEL) y la contabilidad electrónica será de aplicación para los siguientes contribuyentes:

  1. Quienes la Administración Tributaria califique para utilizar el Régimen de factura Electrónica (FEL), deberán utilizar un sistema electrónico de registro de operaciones.
  2. Exportadores que soliciten la devolución de crédito fiscal de IVA bajo el Régimen Especial Electrónico, deberán estar incorporados al Régimen de Factura Electrónica (FEL) y utilizar un sistema electrónico de registro de operaciones.
  3. Quienes emitan facturas especiales por cuenta del productor de productos agropecuarios, artesanales y productos reciclados deberán emitir las facturas únicamente por medios electrónicos.
  4. Quienes se registren ante la Administración Tributaria bajo el Régimen Electrónico de Pequeño Contribuyente y Régimen Electrónico Especial de Contribuyente Agropecuario, deberán emitir facturas electrónicas de pequeño contribuyente o contribuyente agropecuario.
  5. Contribuyentes que apliquen a la regularización tributaria mediante pago a cuenta de terceros deberán registrarse al régimen de factura electrónica y utilizar un sistema electrónico de registro de operaciones.
  6. Nuevos contribuyentes a partir del 1 de julio de 2021.

Como se menciona en el numeral 2 anterior, con la entrada en vigencia del artículo 25 bis de la Ley del IVA, los exportadores de bienes y servicios podrán optar a solicitar la devolución del crédito fiscal del IVA en el régimen especial electrónico, obteniendo la devolución del 100% del remanente del crédito fiscal. Para lo anterior, los exportadores que elijan este régimen deberán cumplir con los siguientes requisitos obligatorios:

  1. Demostrar su calidad de exportador, cuando sus ingresos totales anuales del año calendario anterior, el 50% o más, se destinen a la exportación o bien que teniendo un porcentaje de exportación menor al 50% de sus ingresos totales anuales del año calendario anterior, no puede compensar el crédito fiscal con el débito fiscal que recibe de sus ventas locales.
  2. Estar incorporado al Régimen de factura electrónica en línea (FEL).
  3. Utilizar un sistema electrónico de registro de operaciones y de documentación de soporte de todas las operaciones de su giro normal de negocio y del crédito fiscal solicitado en devolución. En dicho sistema electrónico de registro de operaciones y documentación de soporte se deberán incluir: Libro de inventarios, Libro de primera entrada o diario, Libro mayor o centralizador, Libros de Estados Financieros, Libros de compras y ventas y otros libros o informes auxiliares que exijan las leyes específicas o que determine la Administración Tributaria.

Lo anterior, es un paso más hacia la digitalización de la relación tributaria entre el contribuyente y la Administración Tributaria guatemalteca, otorgando a los contribuyentes el incentivo de obtener más rápidamente la devolución del crédito fiscal del IVA al cumplir con la implementación de la contabilidad y la factura electrónicas en línea.

Con la digitalización, la Administración Tributaria tiene como objetivo la agilización de procesos, disminución de auditorías de campo, evitar el extravío de documentos emitidos en papel, fiscalización continua y una mayor transparencia y recaudación. No cabe duda de que estamos en la era digital.

Para concluir, la Administración Tributaria aún no ha definido formalmente los formatos o herramientas específicas para el envío de los libros contables o documentos electrónicos, por lo que, si bien la mayoría de los programas contables generan formatos con características comunes, en ciertos casos deberá implementarse y realizar cambios específicos en la generación de reportes, lo cual representa tiempo, necesidad de aprobaciones internas y cambios en el sistema para ciertos contribuyentes. Por lo que, es importante estar atentos ante la forma o sistemas que utilizará la Administración Tributaria para implementar la contabilidad electrónica.

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*Socio de Precios de Transferencia de Deloitte Guatemala
*Gerente Senior de Impuestos de Deloitte Guatemala

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