Cómo organizar tu mundo digital

Si estás abrumado por trabajar desde casa durante meses; a continuación, te mencionamos algunas maneras de alejarte de tus dispositivos y, quizás, lograr tener cero correos electrónicos por leer.

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Siguiendo algunas sencillas técnicas se puede lograr controlar esa montaña de correos electrónicos, que no para de crecer. Imagen Prensa Libre: Dominic Kesterton/The New York Times
Siguiendo algunas sencillas técnicas se puede lograr controlar esa montaña de correos electrónicos, que no para de crecer. Imagen Prensa Libre: Dominic Kesterton/The New York Times

Es posible que trabajar de manera remota haya eliminado tu traslado a la oficina y te permita pasar el día en piyama, pero también significa que lo más probable es que seas bombardeado con comunicaciones digitales cada segundo del día —desde correos electrónicos por motivos personales y profesionales que saturan tus bandejas de entrada hasta notificaciones “push” que te reportan sobre cada nuevo suceso informativo hasta el interminable atractivo viral de Twitter e Instagram—.

Si sufres de fatiga tecnológica o simplemente intentas volverte más productivo en línea; a continuación, enumeramos algunos pasos para organizar tu panorama digital.

Crea una separación

Cal Newport, un profesor de Informática en la Universidad Georgetown que escribe sobre la intersección de la tecnología con la cultura, dijo que muchas personas sucumben ante lo que él define como el método de lista/reactivo: reaccionan de manera instantánea a la comunicación —mensajes de texto, correos electrónicos, mensajes por Slack— mientras que de vez en cuando intentan avanzar en su trabajo. Un momento están respondiendo a un correo electrónico de la maestra de su hijo y al próximo están ingresando a una llamada en conferencia —lo que desvanece la línea entre lo profesional y lo personal—.

“Fusiona las vidas por completo”, dijo Newport. “Nunca dejas de trabajar. Siempre te sientes rezagado”.

Para evitar ese ciclo, estipula un horario digital fijo que dicte de manera clara cuando estás trabajando, cuando estás atendiendo a tu familia y cuando te estás relajando. Responde a las comunicaciones relacionadas con las diferentes partes de tu vida solo en esos horarios. Asigna bloques de tiempo para revisar mensajes de texto personales. Y solo lee los titulares del día en la mañana, para que no leas noticias de manera informal durante las horas laborales.

“En nuestra situación actual, no ver cualquier noticia pareciera ser una traición a nuestra responsabilidad cívica”, dijo Newport. “Pero, por otro lado, ver noticias todo el tiempo es una traición a tu salud mental”.

Fija expectativas

Habla con tus colegas —o, si eres un maestro, con tus alumnos— sobre cuándo estás disponible para responderles.

“Fija expectativas para todos los involucrados”, dijo Lynette O’Keefe, la directora de investigación e innovación en Online Learning Consortium, una organización sin fines de lucro que brinda asesoría sobre enseñanza digital a los educadores. Eso puede ayudar a reducir el volumen de mensajes que recibes y dejar en claro a las personas que tu horario podría no alinearse con el de ellos. Por ejemplo, los educadores deberían decirles a sus estudiantes si responden correos electrónicos en horas no laborables o no.

“Se espera que estemos mucho más disponibles, lo cual tal vez es irónico”, dijo Ioana Literat, una profesora de Comunicación en el Teachers College de la Universidad de Columbia. “Tenemos muchas más responsabilidades y, ahora, nuestras vidas son muy caóticas”.

Asume el control de tu bandeja de entrada

Una de las maneras más sencillas de limpiar tu bandeja de entrada es cancelar tus suscripciones a listas de correos. Tanto Gmail como la aplicación de correo de Apple notifican a los usuarios si un correo pertenece a una lista de correos con la opción de cancelar la suscripción con un solo clic. Úsala.

También puedes clasificar —y limitar— correos electrónicos al filtrarlos por remitente, destinatario o asunto. Digamos que recibes un informe semanal de progreso que es bueno tenerlo para consultarlo, pero no es necesario leerlo en cuanto llega. Puedes crear un filtro que de manera automática lo marque como leído, lo envíe a tus archivos o le asigne cierta etiqueta. Para tu bandeja de entrada personal, considera crear etiquetas para cuentas por pagar o recordatorios de citas, para que no se pierdan entre todos los demás correos.

Entonces, considera si serías más productivo si consolidaras tus correos electrónicos personal y profesional en una misma bandeja de entrada. Si te preocupa no ver notas importantes de cualquiera de ellos y constantemente vas de uno al otro, impórtalos en una sola cuenta. Puedes hacer esto en Gmail a través de la opción de obtención de mensajes o en Outlook al crear alias que envíen y reciban correos electrónicos de diferentes cuentas. Ambos sistemas también tienen funciones que pueden automáticamente reenviar todos tus correos de una cuenta a otra.

Si colaboras con un equipo grande y sientes que las agrupaciones largas de correos a menudo entorpecen la labor en cuestión, haz una lluvia de ideas sobre un flujo de trabajo eficiente. Tal vez eso signifique poner ideas en un documento de Google compartido o realizar reuniones semanales para revisar objetivos específicos. Tener un proceso estructurado “reduce de manera sustancial el número de conversaciones simultáneas, sin sincronía y de ida y vuelta que ocurren”, dijo Newport.

Para evitar perder tiempo en responder una y otra vez para programar reuniones, usa un calendario compartido —como YouCanBookMe, Calendly o x.ai— en el que tus colegas puedan ver tu disponibilidad y agendar citas. Si organizas reuniones con personas fuera de tu organización con frecuencia, esas herramientas pueden ser integradas con los calendarios de Google y Outlook, para que no tengas que cambiar entre plataformas.

Otra forma de ahorrar tiempo: para no teclear la misma respuesta a preguntas o solicitudes comunes, guarda una plantilla para que puedas usarla rápidamente cuando se necesite. Eso, según O’Keefe, indica a los destinatarios: “Te veo, te escucho, me interesa responderte, pero aquí está cuándo va a ocurrir”.

Finalmente, nunca te convertirás en una persona que tiene cero correos por leer si tratas a tu cuenta como una lista de pendientes por completar. Es usual dejar mensajes sin leer y usarlos como recordatorios para terminar ciertas tareas. Lo que pensamos es lo siguiente: “Si necesito hacerlo, está en mi bandeja de entrada. Y si necesito liberar algo de mi responsabilidad, simplemente mandaré un correo electrónico al respecto a alguien más”, dijo Newport. “Ese es un sistema de administración de tareas. Solo que es uno pésimo”.

En cambio, sugiere crear un “espacio de obligaciones” por separado. Usa herramientas en línea como Trello, Flow-e o Asana para crear tableros de tareas que te ayuden a organizar tus responsabilidades según la urgencia y el progreso. Si esos no son para ti, Gmail tiene una función de tareas incluida en la aplicación de calendario que te permite crear listas de pendientes digitales, mientras que Outlook tiene una función similar llamada To Do (su herramienta clásica para tareas está en proceso de ser descontinuada). O, simplemente, usa un bolígrafo y papel para delinear las prioridades de tu día.

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