Normalmente, cuando asisto a reuniones, me contratan para hacerlas productivas, encuentro lo siguiente:

1- Se tardan más de lo que establecieron.

2- El enfoque del tema suele perderse.

3- Se inicia hablando y tocando temas que no tienen nada que ver con la reunión planificada.

4- Algunas veces hay asistentes que no deberían de estar allí.

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Cuando me percaté de esto me convencí de que el tema es importante para cualquier industria, empresa, grupo y decidí aportar no solo para hacer reuniones productivas, sino también que tengan orden, enfoque control y no interrumpan el tiempo de los asistentes.

El tema es tan importante que es parte de mi segundo libro del manejo del tiempo.

En las reuniones tenemos dos tipos de asistentes, los que convocan a la misma y los que llegan, para quienes las convocan es importante que no solo tengan una agenda clara de lo que se desea tocar, sino que los participantes tengan los puntos antes de la misma (a menos que sea una emergencia).  Al tener los puntos con anticipación se pueden agregar temas que sumen a la discusión.

Por supuesto, también es necesario tener un moderador, que es la persona indicada para mantener el enfoque, objetivo y temas a tratar en el tiempo estipulado. Sin este moderador es casi seguro que la reunión se desenfoque o dure más de lo planificado. Lo peor en una reunión es salir de la misma teniendo la certeza que no se llegó al punto esperado.

Luego están los seguimientos, a cuantas reuniones hemos asistido, donde una o varias personas no le dan seguimiento a sus temas y se deben de tocar otra vez. Es allí donde se pierde el tiempo, se desperdicia y deja de tener sentido la reunión, luego vamos con quienes asisten y su trabajo es tener una agenda clara de sus obligaciones personales como de trabajo y de esa forma poder anticiparse por cualquier cambio, demora que haya en una reunión.

Todos sabemos que no tiene sentido asistir a una reunión sin puntos, tiempos, temas, duración de los temas, seguimientos y objetivo porque seguramente nos hará tarde o temprano perder el valioso tiempo que tenemos.

Descanso

Carlos Hurtarte, experto en manejo del tiempo, info@chmanejodeltiempo.com www.chmanejodeltiempo.com

A menos pendientes, más descanso