De ahí, que se deba poner atención a obligaciones y procesos a cumplir ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) por ambas partes. Una de estas obligaciones es el registro.
En el Registro de Contadores existen registrados 162 mil 811 según datos actualizados al 19 de septiembre del 2023 por esa entidad.
De estos 64 mil 789 aparecen activos y 98 mil 022 están inactivos (según cantidad de NIT).
¿Quién registra al contador?
El contribuyente (persona individual o jurídica) puede registrar al contador al momento de iniciar la solicitud de NIT en el Portal SAT o al actualizar datos en el Registro Tributario Unificado digital o RTU Digital en la Agencia virtual. El contribuyente debe consignar el NIT del contador en la sección “Datos de contador” y la fecha de su nombramiento.
El contador, por su parte, debe ingresar a Agencia Virtual y confirmar el registro de su nombramiento, el cual queda vinculado al registro del contribuyente.
Para cambio de contador, el contribuyente que nombra o inscribe al profesional, es quien debe desvincular al actual ante la SAT e inscribir a uno nuevo, cuando corresponda.
¿Qué debe revisar el contador?
El contador puede consultar a quiénes les presta sus servicios o quiénes lo tienen registrado como tal, ingresando a su Agencia Virtual. Ahí debe buscar el apartado “Consultas”, luego la sección “Representante Legal y Contadores”, u entrar a la opción “contribuyentes a los que presta servicios contables”.
En los casos en que descubre que aparece como contador de una empresa ante los registros de la SAT, pero ya no le presta esos servicios en la actualidad, dicha persona debe ingresar el aviso por medio de recepción de documentos en Oficinas o Agencias Tributarias de SAT.
En este aviso debe incluir a partir de qué fecha ya no es contador registrado del contribuyente. Se le recomienda contactar a la persona o empresa a quién le prestó sus servicios como contador para que lo desvincule como tal, añade la entidad.
Nombrado sin su consentimiento
Si fue nombrado y vinculado sin su consentimiento como contador registrado de una empresa o contribuyente, debe presentar denuncia ante autoridad competente (como el Ministerio Público o Policía Nacional Civil) e informar a la SAT por medio de aviso escrito de la acción realizada sin su consentimiento.
La SAT refiere que, como se detectaron casos similares, a partir de agosto del 2022 se implementó una opción para la confirmación de contador.
También se tiene contemplado implementar el aviso de baja. Consistirá en que el contador inscrito envíe el aviso por medio de la Agencia Virtual informando que dejó de prestar servicios a un contribuyente. Esto servirá para que la empresa o contribuyente al cual le ha prestado sus servicios realice la actualización de datos ante la SAT en el plazo de 30 días hábiles, de no efectuarse en ese período se desvinculará al contador del registro del contribuyente, aunque no se informó cuándo estará disponible este procedimiento.
9 recomendaciones
El auditor Mario Roberto Coyoy, socio de Impuestos y Precios de Transferencia en Deloitte y coordinador de la comisión fiscal del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA) enumera nueve recomendaciones que se deben atender por tanto para empresa o contribuyentes como para contadores, para evitar caer en problemas, ajustes de la SAT o estafas o uso de nombre sin estar registrados.
Por el lado de las empresas o contribuyentes deben poner atención a:
- Aquellos contribuyentes que tengan un activo total mayor a Q20 mil, deben tener en cuenta que están obligados a llevar contabilidad completa por medio de un contador, quien debe estar registrado como tal ante la Administración Tributaria para ejercer como contador responsable del contribuyente, según el artículo 371 del Código de Comercio.
- Cuando los contribuyentes realicen cambio de contador, deben notificarlo a la SAT y actualizar los datos en la Agencia Virtual en un plazo de 30 días contados a partir de la modificación, de lo contrario podría incurrir en una multa formal de Q1 mil 500, según el artículo 94 numeral 1 del Código Tributario.
- El contribuyente o empresa debe confirmar que el contador esté capacitado realmente en temas contables, mercantiles y tributarios. Aunque queda a criterio de cada contribuyente, Coyoy dice que una de las recomendaciones es que idealmente que sea contador público (título universitario y colegiado activo), para que tenga más estudio y experiencia contable. Y, que tenga principios, valores y aprecie la ética profesional.
Desde el lado del contador, se deben atender estos puntos:
- Conocer el delito de estafa mediante información contable y sus implicaciones, establecido en el artículo 271 de Código Penal.
- El contador debe estar consciente que tiene un grado de responsabilidad de la información contable del contribuyente, debido a que, si la misma incluye datos contrarios a la verdad con el ánimo de estafar al fisco, estos serán sancionados con prisión inconmutable de 1 a 6 años y una multa de desde Q5 mil a Q10 mil, además quedarán inhabilitados por el plazo de la condena o de por vida si estos reinciden, según dicho artículo del Código Penal.
- También son los responsables de resguardar la información contable del contribuyente en sus oficinas, por el plazo de prescripción de 4 años, atendiendo lo establecido en el artículo 21 B del Código Tributario.
- Según el auditor Óscar Chile Monroy, explica que lo anterior se interpreta en que si la contabilidad de la empresa se maneja de manera interna a través de un Contador nombrado que trabaja en relación de dependencia, los libros y registros deben mantenerse en el domicilio fiscal de la empresa, y si es llevada en forma externa, es permitido tener los libros y demás registros en la oficina del Contador, sin embargo el contribuyente debe verificar que esté debidamente inscrito como contador y como contador de la empresa en la SAT.
- El contador debe conocer sus responsabilidades y obligaciones, saber que tiene confianza pública y que debe guardar confidencialidad. Actuar apegado al código internacional de ética vigente en el país.
- Capacitarse constantemente, en nuevas normas, reglamentos, modificaciones a las leyes, y criterios de la SAT.
Algunos procedimientos
Pasos para registro de contadores
- Ingrese a la Agencia Virtual y seleccione la opción Servicios-RTU Digital-Otros registros de SAT
- Luego seleccione la opción “Perito Contador/CPA”
- Complemente la información que solicita el sistema
- Luego el sistema envía mensaje de aprobación al correo electrónico y al buzón SAT
Proceso de confirmación de un contador
- El contribuyente registra o cambia a su contador
- El sistema envía un correo electrónico al contador para que ingrese a su Agencia Virtual
- El contador debe ingresar al menú de Servicios, y al apartado RTU, ahí entrar a la opción de Confirmación del Contador en su Agencia Virtual.
- En la carpeta de solicitudes pendientes selecciona la gestión y tiene la opción de aprobarla o denegarla.
- El sistema envía otro correo electrónico pero esta vez al contribuyente con la confirmación o denegatoria del contador.
- El contribuyente finaliza y envía la gestión.
Fuentes: información proporcionada por la SAT y otra tomada del sitio electrónico de esa entidad; Mario Roberto Coyoy, socio de Impuestos y Precios de Transferencia en Deloitte y coordinador de la comisión fiscal del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA).
