En el mundo actual, en el que predomina un ritmo de vida acelerado y que en todo momento demanda rapidez en la acción, es importante aprovechar las herramientas de comunicación para ser efectivos.

Transferir de manera correcta y adecuada nuestros pensamientos y comunicarnos con un lenguaje adecuado hacia nuestro público en un texto escrito consiste en una habilidad que se desarrolla dentro del proceso de comunicación.

La comunicación escrita la empleamos en todo momento; en nuestro trabajo al enviar correos electrónicos, realizar publicaciones en redes sociales, al elaborar propuestas y al presentar proyectos. Por este motivo, es muy importante cuidar el tono y manera, así como estilo de redacción.

La comunicación escrita se enfoca en el orden de la información, la estructura del mensaje, el tono en el que se aborda, y el estilo que tendrá, por lo que resulta sobria, personal y versátil para entornos profesionales; es perdurable en el tiempo y mejora la facilidad de entendimiento del mensaje por parte del receptor.

El propósito de la comunicación escrita efectiva es enviar un mensaje con la intención de que el receptor lo comprenda y responda al mensaje, por lo que es importante pensar en la otra persona al momento de escribir; poder visualizar cómo podría sentir el mensaje, y si podrá comprenderlo, por lo que se recomienda elegir cuidadosamente las palabras que utilizaremos.

Para que nuestra comunicación sea efectiva, el mensaje debe ser comprendido, aceptado e integrado de manera positiva y agradable, ya que el receptor de cada mensaje podrá percibir un tono y manera distintos a los deseados, si al momento de redactar no tenemos especial cuidado.

La importancia de una buena comunicación escrita: proporciona transparencia y llega a todos los destinatarios de un solo mensaje, en tiempo real. Permite enviar mensajes claros y concisos a clientes, colaboradores, aliados estratégicos y grupos de interés en general. Evita confusiones sobre la información oficial de la organización. Apoya de manera eficiente las gestiones de trabajo interno, permite proporcionar instrucciones claras. Es permanente, ya que deja constancia física de lo expresado.

Es importante tomar en cuenta y utilizar de manera correcta aspectos como el uso correcto de las reglas de ortografía y el orden de la información —de manera que mantenga coherencia y pueda ser comprendida— para que nuestros mensajes puedan ser decodificados de la manera que esperamos por parte de nuestro receptor.

La comunicación escrita a lo largo de la historia ha representando un rol de importancia, ya que gracias a la misma se hizo posible el desarrollo del comercio, pues la escritura fue creada como un método de dejar registro de las transacciones comerciales. También contribuyó al conocimiento humano, pues al tener registro en papiros y pergaminos, los conocimientos podían transmitidos a la siguiente generación y posteriormente permitió el nacimiento de la literatura; la escritura generó estilos de narración y poesía que se fueron perfeccionando con el paso del tiempo, y en la época moderna, permitió el desarrollo de la computación pues tanto los códigos de programación como los algoritmos son formas de comunicación escrita que indican al ordenador cómo debe actuar en determinada circunstancia.

La comunicación escrita permite acumular y guardar conocimientos. Ya sea en ramas histórica, científica, artística o literaria; por lo tanto, es además una herramienta cultural.