No más charlas en el elevador. Se acabaron los abrazos y los frascos de golosinas que todos comparten.

Incluso antes de que los empleados puedan entrar a la oficina, se les pedirá que llenen por internet algunos cuestionarios sobre sus condiciones de salud y que se tomen la temperatura. Si aprueban la evaluación de salud y tienen un buen motivo para presentarse en la oficina, Salesforce programará sus horarios y les enviará boletos de entrada digitales al vestíbulo con una hora de llegada.

Ya en el vestíbulo, se les pedirá que esperen el elevador sobre unas señalizaciones en el suelo que marcan la distancia social y, una vez dentro del elevador, deberán pararse sobre otras señalizaciones.

Estas nuevas prácticas de trabajo de mando y control están destinadas a proteger a los más de 50.000 empleados de Salesforce mientras la empresa emprende una tarea titánica: definir un proceso seguro de reapertura para sus más de 160 oficinas en todo el mundo.

“Va a ser diferente”, afirmó el director general de Salesforce, Marc Benioff. “Será más estéril, más parecido a un hospital”.

“Ya no habrá las cosas que les encantan a los empleados, como las gomitas, los enormes frascos de gomitas que había por todas partes”, añadió. “No van a tener muchos cachivaches sobre su escritorio porque sabemos que eso también propaga las gotículas”.

La idea que plantea Salesforce de un lugar de trabajo microgestionado es una señal de las complejidades con las que muchas empresas están lidiando durante la pandemia, además, marca un cambio cultural importante para los oficinistas de todo Estados Unidos.

Con sus espacios abiertos, salas de conferencias con muros de cristal y zonas para relajarse, los gigantes de la tecnología como Salesforce contribuyeron al rediseño de la oficina estadounidense de hileras amontonadas de cubículos divididos a espacios amplios compartidos. Los ambientes agradables llenos de comodidades fomentaban la colaboración y la sensación de comunidad, y al mismo tiempo disminuían las ganas de irse a casa.

Luego de cerrar sus instalaciones a mediados de marzo, la empresa redactó un manual detallado de 21 páginas para reabrir sus oficinas. En encuestas recientes de la empresa, la mayoría de los empleados dijeron que querían regresar a la oficina. Los que deseen seguir trabajando en casa podrán hacerlo hasta finales de este año, por lo menos.

“Nos dimos cuenta de que, como la seguridad, la salud y el bienestar de todos es nuestra principal prioridad, íbamos a tener que manejar esto como nunca antes hemos manejado algo”, señaló Elizabeth Pinkham, vicepresidenta ejecutiva para los inmuebles de Salesforce a nivel global.

Salesforce está probando su manual de gestión de la pandemia en unas cuantas instalaciones más pequeñas que volvieron a funcionar a finales de mayo (en Pekín, Shanghái, Hong Kong y Seúl, Corea del Sur), las primeras de sus oficinas internacionales en reanudar operaciones. Benioff dijo que la empresa aplicará todo lo aprendido en sus oficinas de Asia a las siguientes instalaciones que se están preparando para volver a abrir.

Los directivos de la empresa evaluaron factores como las regulaciones gubernamentales y la disminución de casos de contagio en cada región para determinar cuándo volver a abrir. También rediseñaron los planos de las plantas de cada edificio para permitir el distanciamiento social e instauraron otras medidas de seguridad.

En esencia, Salesforce está abordando la pandemia como si fuera un problema de ingeniería de software. Ha fragmentado el complejo proceso de la reapertura en medidas individuales y espera que todas en conjunto hagan que el lugar de trabajo sea más seguro y reduzcan el riesgo de que surjan brotes de coronavirus.

¿Funcionará basarse en la ingeniería para el cambio?

“Vamos a hacerlo de una manera inteligente. Vamos a ser cuidadosos”, señaló Benioff, y subrayó que la pandemia era un territorio inexplorado. “No les voy a decir que tengo todas las respuestas. Seamos realistas”.

La tarea de supervisar el rediseño del lugar de trabajo en Salesforce e impulsar los cambios de conducta de los empleados que le acompañarán recae en parte sobre Pinkham, quien se encarga de los inmuebles de la empresa a nivel global.

Durante los últimos años, Pinkham ha trabajado en crear un ambiente uniforme y acogedor en las oficinas de Salesforce de todo el mundo. Como resultado, ahora muchas oficinas se parecen a las oficinas centrales de Salesforce Tower, el edificio más alto de San Francisco, donde trabajan cerca de 5000 empleados.

En cada planta, las “áreas sociales” tienen cocina, comedor con mesas rústicas y un espacio parecido a una sala de estar con sofás. El piso superior, llamado Ohana Floor —“Ohana” significa “familia” en hawaiano— les brinda a los empleados un lugar para relajarse, tomar un refrigerio y admirar la vista durante el día, mismo que sirve como sede para eventos nocturnos para beneficios de organizaciones sin fines de lucro.

Ahora, en vez de intentar hacer que todas las oficinas se vean igualmente cálidas y acogedoras, Pinkham debe hacer que todas sean más antisépticas.

“El plan para regresar va a ser diferente para cada edificio”, señaló. “Y tenemos que gestionar muchos datos diferentes en cada uno de los edificios”.

Con la asesoría de expertos, Pinkham está rediseñando los planos de las plantas de cada edificio para cumplir con las recomendaciones de salud pública en cuanto al distanciamiento social. Por ejemplo, la empresa está eliminando las estaciones de trabajo para reducir el aforo en las oficinas.

Separarán los escritorios que queden poniendo con divisiones de vidrio o acrílico de plexiglás entre ellos. Habrá muchas restricciones en las salas de juntas que solían ser para catorce personas.

“Pondremos un letrero afuera que diga: ‘Esta sala de juntas ahora tiene capacidad para máximo cuatro personas. Favor de respetarlo’”, señaló. “Eso será parte de la nueva normalidad”.

Salesforce también usará un software para establecer horarios y limitar el número de personas que trabajan en cada oficina. No será un proceso completamente automatizado.

El cambio más importante en el lugar de trabajo será cultural. Hasta que no haya una vacuna contra el coronavirus, o al menos mejores tratamientos médicos, los empleados de Salesforce verán que su antigua vida divertida en la oficina estará más controlada por reglas y herramientas tecnológicas.

En otras palabras, experimentarán un poco el tipo de infraestructura jerárquica que es más común para los trabajadores de comercios minoristas y almacenes, con una diferencia enorme: si los empleados de Salesforce no quieren llenar el cuestionario diario de síntomas de coronavirus o no les gustan las nuevas reglas de la oficina, pueden seguir trabajando desde casa.

Pinkham mencionó que los empleados van a seguir yendo a la oficina, pero con menos frecuencia y por motivos más específicos. Con el fin de adaptarse, la empresa planea programar ciertos equipos en los mismos horarios de modo que puedan ver a sus compañeros y proponer ideas juntos, comentó, aunque usando cubrebocas en las salas de conferencias con menos personas.

“Tal vez se vuelva una conducta más consciente, en vez de que sea una costumbre de ‘solo me despierto y me voy a la oficina porque eso es lo que hago’”, dijo Pinkham acerca del concepto de ir a la oficina.

Es una idea que hará que esta oficina de tecnología, que solía ser un hogar artificial fuera de casa, sea más como un hotel.