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¿Por qué las empresas se empeñan en prohibir que personalices tu escritorio?

Cuando John Crowley comenzó su nuevo trabajo en un centro de atención de llamadas hace seis años, lo dejaban poner todas las cosas que quisiera sobre su escritorio.

Por BBC Mundo

Una oficina totalmente despersonalizada: ¿modelo de rendimiento y productividad? (Foto Prensa Libre: ThinksTock)
Una oficina totalmente despersonalizada: ¿modelo de rendimiento y productividad? (Foto Prensa Libre: ThinksTock)

Pero cuando se fue, no podía ni llevar su propia taza de café.

Durante esos años, la empresa redujo gradualmente el número de artículos personales que sus empleados podían llevar al trabajo.

Incluso hicieron desaparecer los retratos familiares, plantas y fotos.

A Crowley ni si quiera le permitían tener papel en su escritorio. Esperaban de él que centrara su atención en la computadora e hiciera sus llamadas.

No es de sorprender que, a medida que las normas se volvían más estrictas, sus niveles de satisfacción laboral fueran disminuyendo.

"En mis primeros dos años era mucho más enérgico y productivo que en mis dos últimos", dice el escritor, residente en Inglaterra. "Me sentía mejor sobre mi trabajo cuando (los gerentes) no eran tan duros".

Impacto en el rendimiento

Puede que un centro de atención telefónica no sea el lugar más agradable para trabajar, pero la experiencia de Crowley no es inusual, dice Craig Knight, psicólogo y director de Exeter, una empresa con base en Reino Unido que utiliza la ciencia para mejorar el desempeño empresarial.

¿Cuál de estos dos trabajadores prestará más atención a la tarea que tiene entre manos? (Foto Prensas Libre: Getty Images)
¿Cuál de estos dos trabajadores prestará más atención a la tarea que tiene entre manos? (Foto Prensas Libre: Getty Images)

No poder tener una foto de nuestros hijos en el escritorio podría parecer banal, pero esas normas impactan enormemente en el rendimiento de la empresa, dice Knight.

El especialista hizo varias investigaciones sobre la personalización de entornos laborales y descubrió que quienes tienen al menos una foto o una planta son un 15% más productivos que quienes no lo hacen.

Los empleados que personalizan su propio espacio son hasta un 25% más productivos que quienes deben trabajar en un espacio más estéril.

Sin embargo, muchas empresas de distintos sectores están poniendo límites a los artículos personales que sus empleados pueden tener sobre el escritorio. De hecho, muchas compañías no permiten tener absolutamente nada.

Pero ¿por qué insisten, si perjudica la productividad y hace que la gente se sienta infeliz?

La idea proviene, en parte, de populares teorías de gestión empresarial que dicen que los escritorios limpios incrementan la atención y la productividad. Pero las investigaciones demuestran lo contrario.

Espacio feliz, gente feliz

Tener tus objetos personales en tu trabajo te hace trabajar más porque le aporta un sentido de identidad al lugar.

También es una motivación psicológica.

Muchas compañías imponen límites lo que sus trabajadores pueden poner en sus escritorios. (Foto Prensa Libre: Getty Images)
Muchas compañías imponen límites lo que sus trabajadores pueden poner en sus escritorios. (Foto Prensa Libre: Getty Images)

"Cuando podemos enriquecer nuestros espacios somos más felices", dice Knight.

"Y trabajamos mejor cuando somos más felices".

Tres investigadores que escribieron en la revista Journal of Environmental Psychology (sobre psicología ambiental) descubrieron que personalizar nuestros espacios, especialmente en una oficina abierta, nos aporta control y sensación de pertenencia sobre el entorno.

Y, tal y como dijo Knight, fomenta la productividad.

"Crear un lugar propio en un entorno laboral público debería contribuir a desarrollar estados cognitivos y afectivos positivos en los individuos, lo cual resulta en recursos mentales mejorados, haciendo que se enfrenten mejor a posibles interferencias asociadas a la baja privacidad", escribieron los científicos en su informe.

"Completamente tóxico"

Si hay pruebas que demuestran que la personalización puede hacernos más productivos, entonces ¿por qué no todas las empresas nos dejan decorar nuestro espacio?

El motivo es que muchas firmas todavía tienen una visión autoritaria sobre el trabajo, dice Chris Cutter, fundador y director ejecutivo de LifeDojo, una firma en San Francisco que ayuda a los empresarios a mejorar la salud y bienestar de sus empleados.

"Los empleados, por naturaleza, tienden hacia el paternalismo, así que este tipo de políticas forman parte de eso. Son estandarización; son previsibles", explica.

Algunos de los profesionales y empresarios más destacados del mundo tienen escritorios muy personales. (Foto Prensa Libre Vogue)
Algunos de los profesionales y empresarios más destacados del mundo tienen escritorios muy personales. (Foto Prensa Libre Vogue)

Muchos directivos también creen que cuanto más limpio es el espacio, más productivos son.

Si alguien cree eso, intentará hacerlo cumplir en toda la empresa, dice Cutter.

Una razón por la que estas ideas persisten, añade Knight, es porque tener un espacio de trabajo limpio y sin adulterar es la parte central de dos teorías de gestión empresarial: Six Sigma y Lean.

Ambas adoptan un enfoque rígido y rentable por encima de todo.

La idea es eliminar cualquier cosa que no sea la tarea central que estamos ejecutando.

Estas teorías, que se hicieron populares en la década de 1990, todavía se usan hoy en día.

"La lógica es que si todo lo que tienes sobre tu escritorio es lo que necesitas para desarrollar tu trabajo, serás más productivo", explica. "Se trata de maximizar tu tiempo en tu lugar de trabajo".

Craig Knight, psicólogo

“La lógica es que si todo lo que tienes sobre tu escritorio es lo que necesitas para desarrollar tu trabajo, serás más productivo. (Pero) no funciona y es completamente tóxico"

Sin embargo, no existen pruebas de que Six Sigma y otras teorías de gestión similar funcionen, dice Knight.

"En todos los casos, es el peor espacio en el que puedes poner a la gente. No funciona y es completamente tóxico", sostiene.

Cutter está de acuerdo en que esos estilos de gestión no son efectivos.

Comprendiendo los datos

Tu jefe, probablemente, no trata de ser malvado o desagradable al pedirte que elimines tus artículos personales o incluso que quites tu foto de familia.

Muchos directivos han aprendido que Six Sigma es lo más adecuado a la hora de gestionar su empresa.

La empresa de Cutter pasa mucho tiempo convenciendo a las empresas de que la personalización funciona.

Hacer los escritorios más "propios" puede ayudarnos a ser más productivos. (Foto Prensa Libre: Getty Images)
Hacer los escritorios más "propios" puede ayudarnos a ser más productivos. (Foto Prensa Libre: Getty Images)

A veces, es difícil. Entonces, encuentra a un entusiasta en la empresa que comprende lo que dice y lo ayuda a impulsar el cambio.

Una vez que los jefes ven los datos y se dan cuenta del impacto de que el personal esté más feliz y sea más productivo, las actitudes comienzan a cambiar.

Para las compañías que dudan del cambio, Cutter sugiere comenzar con un departamento y monitorear el impacto en cosas como la productividad, la motivación y el ausentismo durante ciertos periodos de tiempo.

"Los directivos también pueden preguntar a la gente si se siente más feliz o más productiva", explica. "Mirar las pruebas y observarlo con sus propios ojos".

Crowley trabaja ahora en People HR, una empresa que crea software relacionado con recursos humanos. Le permiten llevar al trabajo todos los objetos personales que quiera.

Solamente lleva algunas semanas y todavía no ha colocado muchas cosas sobre su escritorio, excepto un diccionario.

Sus colegas tienen fotos, libros, calendarios e incluso una manta en sus lugares de trabajo.

Ser libre para decorar le demuestra que sus jefes se preocupan sobre el bienestar de sus empleados, y eso le hace querer trabajar más.

"Es liberador", explica. "Y me hace querer poner más esfuerzo y obtener mejores resultados para la empresa".