Para evitar esa frustración, o algo peor, hay que asegurarse de que la contabilidad cubre todas las regulaciones fiscales relevantes.
En el Decreto 10-2012 se le confiere mucha importancia a la contabilidad para efectos fiscales, de manera que se analizan cinco casos que exige dicha legislación, como requisitos para que los gastos sean deducibles e incluso para no pagar más impuestos y multas. Todos los artículos mencionados se referirán al decreto 10-2012
1. Los costos y gastos deben estar debidamente contabilizados
El artículo 22, inciso 1, indica que para que los gastos y costos sean deducibles, deben ser útiles, necesarios, pertinentes o indispensables para producir o generar la renta gravada o para conservar su fuente productora; y para aquellos obligados a llevar contabilidad completa, deben estar debidamente contabilizados.
El diccionario de la Real Academia Española define Debidamente como: adv. De la manera que se debe o corresponde. Y contabilizar como: tr. Apuntar una partida o cantidad en los libros de cuentas.
En resumen, podemos decir que los gastos estén debidamente contabilizados es un proceso que abarca la identificación, registro y documentación de todos los gastos incurridos por un negocio. Esto incluye el registro de facturas, recibos, notas de crédito, a nombre del contribuyente en la cuenta contable correcta.
Un ejemplo de contabilizar correctamente es registrar los costos de los empleados con las notas de débito y el recibo debidamente firmado. Este gasto se debe distribuir en las cuentas contables que correspondan, como Sueldos y Salarios, Bonificaciones etc., para no registrar un gasto de salarios en la cuenta contable de Alquileres (por ejemplo).
2. Obligación de los contribuyentes de llevar contabilidad completa, según el Código de Comercio
El artículo 42 inciso 4 indica que los contribuyentes deben cumplir con llevar contabilidad completa de acuerdo con el Código de Comercio.
Si una empresa o comerciante individual tiene activos mayores a veinticinco mil quetzales (Q25,000.00) está obligado a llevar la contabilidad completa. Todos los contribuyentes mencionados anteriormente están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.
Para ese efecto deberán llevar, los siguientes libros o registro: 1.- Inventarios; 2.- De primera entrada o diario; 3.- Mayor o centralizador; 4.- De Estados Financieros.
Además, podrán utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales. También podrán llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización.
Uno de los primeros pasos para establecer si una empresa es exitosa en todos sus aspectos incluyendo los temas fiscales, es mantener organizada la contabilidad, así como un registro de cada gasto en el que incurra. También debe desarrollar un presupuesto financiero para saber qué esperar y para qué gastos e impuestos debe prepararse.
3. Contabilizar según el método de lo Devengado y lo Percibido
El artículo 52 indica que los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad completa de acuerdo con el Código de Comercio deben atribuir los resultados que obtengan en cada período de
liquidación, de acuerdo con el sistema contable de lo devengado, tanto para los ingresos como para los costos y gastos, excepto en los casos especiales autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Los otros contribuyentes pueden optar entre el sistema contable mencionado o el de lo percibido, pero una vez seleccionado uno de ellos, solamente puede ser cambiado con autorización expresa y previa de la SAT.
Se entiende por sistema contable de lo devengado, el sistema contable consistente en registrar los ingresos o los costos y gastos en el momento en que nacen como derechos u obligaciones y no cuando se hacen efectivos.
Por ejemplo: Si se emite una factura de venta con fecha de enero, debe registrarla en el mes de enero y no posteriormente. Contabilizar una factura de gastos en enero, aunque corresponde a diciembre puede ser objeto de ajuste, ya que no pertenece al periodo anual.
4. Contabilizar correctamente las ganancias y pérdidas de capital
El artículo 89 indica que la base imponible de las ganancias y pérdidas de capital es el precio de la enajenación de los bienes o derechos, menos el costo del bien registrado en los libros contables.
Si el contribuyente ha decidido vender mobiliario y equipo de su oficina, pero su giro habitual de negocio es la prestación de servicios profesionales, dicha venta se considera Ganancia de Capital. Para este efecto, el costo base del bien es el valor contabilizado, más el valor de las mejoras incorporadas al mismo, menos las depreciaciones acumuladas y contabilizadas hasta la fecha de enajenación, tanto sobre el valor original del bien, como de las mejoras que se le incorporaron.
Con cifras: el valor de la venta neta es de Q20,000.00, pero el mobiliario y equipo se compró en Q18,000.00 valor sin IVA, y la depreciación acumulada documentada de Q5,000.00. El valor en libros del mobiliario y equipo es de 13,000.00 (18,000.00 – 5,000.00), por lo que la ganancia de capital es de 7,000.00 (20,000.00 – 13,000.00).
Todos estos datos se pueden obtener solo por medio de una contabilidad totalmente organizada y ordenada. Si no fuese así, implicaría pagar el impuesto sobre el total de la venta y no sobre el valor en libros.
5. No omitir las cuentas bancarias en la contabilidad
El Código Tributario, en su artículo 93, inciso 5, indica que se considera resistencia a la acción fiscalizadora de la Administración Tributaria, cuando no entrega lo requerido después de vencido el plazo improrrogable de tres (3) días del requerimiento, lo cual incluye los libros de contabilidad con las cuentas bancarias e inversiones que posea en los distintos bancos o grupos financieros de la República de Guatemala o en el extranjero, de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio.
Se entiende que hay omisión de registro en los libros contables, si el contribuyente no registra una o varias cuentas bancarias que se encuentren a su nombre en los distintos bancos o grupos financieros, dentro o fuera del país; no elabora las conciliaciones bancarias que determinen la razonabilidad del saldo contable y las partidas de diario no están soportadas por los documentos que originan la transacción.
La multa por esta omisión es equivalente al uno por ciento (1%) de los ingresos brutos obtenidos por el contribuyente durante el último período mensual, trimestral o anual declarado en el régimen del impuesto a fiscalizar. Cuando la resistencia sea de las que se constituyen en forma inmediata, la sanción se duplicará.
Contingencias fiscales por no llevar una contabilidad adecuada
Nadie quiere pagar más impuestos de los que debe; sin embargo, muchas personas hacen exactamente eso porque no llevan registros contables adecuados. Las contingencias fiscales por no contabilizar debidamente los ingresos y gastos se pueden resumir de la siguiente manera: terminará pagando más impuestos. Entonces, quien quiera evitar pagar más de lo que le corresponde, debe prestar atención a su contabilidad y asegurarse de mantener buenos registros.
El cierre fiscal anual es estresante para muchos propietarios de empresas, pero no tiene por qué serlo. Una de las mejores maneras de aliviar la tensión de los impuestos es mantener una contabilidad completamente organizada durante todo el año. Esto ahorrará dolores de cabeza cuando llegue el momento de pagar los impuestos e incluso puede ayudar a obtener un mejor rendimiento.
Así que no se debe esperar hasta finales de marzo para comenzar a poner los asuntos en orden, sino que es necesario atender la contabilidad durante todo el año y cosechar los beneficios cuando llegue el momento de pagar impuestos.
Con información de Jeovany Villanueva, Vesco Consultores. Sitio: https://www.vesco.com.gt, Email: jvillanueva@vesco.com.gt
