En el manejo de las finanzas empresariales, uno de los aspectos más cruciales para optimizar el área financiera, entre otros, es aprovechar al máximo los gastos deducibles establecidos en la ley, porque el efecto de las deducciones es la reducción de la base imponible y, por ende, su adecuada aplicación optimiza el pago del impuesto sobre la renta (ISR), dando como resultado mantener un mayor flujo de efectivo disponible para capital de trabajo, por lo que comprender los requisitos que debe cumplir cada gasto para su deducibilidad y mantener un registro adecuado de ellos puede resultar en ahorros significativos en el pago del impuesto, así como la reducción de la imposición de multas, pagos de intereses y recargos.

Para aprovechar al máximo las oportunidades de deducción disponibles, es necesario garantizar el cumplimiento de todas las normativas fiscales aplicables a cada gasto. Desde el 2013, período en el que entró en vigencia la Ley de Actualización Tributaria (LAT), se impusieron varios requisitos que deben cumplir los gastos para ser considerados deducibles; por ejemplo, en el caso específico de sueldos al personal, conforme a los artículos 21 y 22 son seis exigencias que se deben observar: 1) Que sean útiles, necesarios, pertinentes o indispensables para producir o conservar la fuente productora de rentas gravadas; 2) Los sueldos pagados a los socios o consejeros de sociedades civiles y mercantiles, cónyuges, así como a sus parientes dentro de los grados de ley, se limita a un monto total anual del diez por ciento sobre la renta bruta; 3) Que en todos los casos, el titular de la deducción (patrono) haya cumplido con la obligación de retener y pagar la retención del impuesto sobre la renta (ISR), cuando corresponda; 4) Quienes perciban los sueldos y salarios figuren en la planilla de las contribuciones a la seguridad social presentada al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS). No obstante la ley establece cuando proceda, esta condición quedó relevadam ya que con la vigencia del acuerdo número 1,529 que contiene el Reglamento de Inscripción en el Régimen de Seguridad Social, se impuso la obligación a todo patrono a inscribirse cuando contrate a uno o más trabajadores; 5) Referente a la documentación de respaldo, se exigen las planillas presentadas al IGSS y los recibos que este extienda, libros de salarios, planillas, en los casos de sueldos, salarios o prestaciones laborales, según corresponda; 6) Cuando corresponda cumplir con la bancarización en materia tributaria. Es importante indicar, para que la deducción sea aplicable, que es necesario cumplir con todas las exigencias indicadas.

Probablemente algunos contribuyentes hayan pasado desapercibido lo referente al libro de salarios porque en la anterior ley del ISR no estaba así establecido; es decir, el indicado libro no tenía implicación fiscal. Ahora el libro de salarios es parte de la documentación de respaldo tributario para la deducción de las remuneraciones a empleados.

No todos los patronos están obligados a cumplir con llevar dicho libro, ya que el artículo 102 del Código de Trabajo establece que todo empleador que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores debe llevar un libro de salarios autorizado y sellado por el departamento que corresponda del Ministerio de Trabajo. En tal sentido, la empresa o negocio que tenga menos de diez trabajadores no tiene obligación de llevar el mencionado control y, en consecuencia, no tendría implicación fiscal.

En conclusión, el libro de salarios no solamente es una exigencia de la ley laboral, sino que cumple la función de ser parte de la documentación legal de respaldo para la deducción de remuneraciones.