Una opción para ello es la documentación digital que permite mejorar la organización de una empresa y cada vez son más las compañías que se deciden a hacerlo, pero, ¿cuál es la forma más adecuada de asegurar la integración exitosa de un sistema de gestión documental?
La aplicación PaperScan analiza facturas y una variedad de documentos que se pueden subir a Dropbox, Google Drive o DocuWare y compartirlos con los demás. La aplicación disponible para sistemas Android o Apple comienza automáticamente y elimina los márgenes innecesarios; luego podrá ver, organizar y cambiar el nombre de los documentos escaneados directamente en la aplicación.
Esta analiza los documentos, recibos de venta y notas de forma rápida y sencilla, así también las exploraciones se pueden indexar y ordenar en la aplicación.
Casos
Un ejemplo de esto es DocuWare, empresa dedicada al software de gestión documental en el mundo. Sus productos están disponibles en 70 países y 16 idiomas, con más de 125 mil usuarios en 14 mil instalaciones. La clave, según Thomas Schneck, ejecutivo de DocuWare, es la planificación. Este paso determina la envergadura del proyecto y todos los procesos.
Por lo que respecta a la implementación, la estructura de archivos, los métodos de indexación, la integración de un entorno de tecnologías de la información ya configurado y la formación de los usuarios, “son aspectos fundamentales”, dice Schneck.
Existen otras opciones, como MarkQual, un sistema de software, que ejecuta la captura, almacena y procesa los datos generados a partir de las tarjetas de respuestas.
Paris es un software de impresión de data variable que elimina la necesidad de papel preimpreso, al permitir imprimir papel membretado o volantes, personalizando su formato, según el contenido del material a imprimir.
Camilo Fernández, de Devel Security, comenta que este tipo de servicios ha sido bastante efectivo a nivel de relación costo-beneficio. Como siempre, en temas de seguridad, se debe validar si la herramienta (docuware/google drive/dropbox) “o cualquier otro sistema en donde gestiones tus documentos es completamente seguro”, recomienda el especialista en seguridad informática.
Oficina sin papel
René Mena, gerente de proyectos de Asys, comenta que varias empresas en Guatemala han entrado en la era de la gestión documental. “Algunos tienen escaneados documentos, pero aún no lo han llevado a un flujo donde puedan explotarlo en su totalidad”, refiere el profesional.
En la actualidad hay cuatro clientes que utilizan el servicio y esperan duplicar este número el próximo año. La inversión para un sistema de gestión documental es de aproximadamente US$2 mil en adelante. Esto depende del número de usuarios que tendrán acceso a las partes visoras y quienes ingresan documentos.
“Los que miran el documento no pagan por ver el documento, es una licencia visora; la parte que tiene costo es de quien ingresa los datos”, explica Mena.
La empresa capacita a los usuarios y asegura que no existe un límite de ingreso de documentos en el sistema. “No hay una cantidad mínima ni máxima para ingresar los documentos, puede ser 500 diarios o de 10 a 20, no existe ningún límite”, afirma Mena.
MedioAmbiente
Karen Rosales, subdirectora ejecutiva del Programa de Oficina Verde del Centro Guatemalteco de Producción Más Limpia (CGP+L), expuso que el uso de papel es uno de los principales consumos en oficinas y al menos el 70% tiene potencial para ser reciclado.
“El impacto ambiental del uso de papel no es solo el uso de árboles; atrás de la producción de una tonelada de papel hay un gran consumo de energía eléctrica, generación de óxido de carbono y mano de obra. Si reduzco papel en el tiempo, estoy logrando impactar positivamente en las emisiones que se generan por la producción de papel”, comenta Rosales.
