Libros y registros contables obligatorios en Guatemala

El artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala, establece que los comerciantes tienen la obligación de llevar contabilidad completa.

Asimismo, en el artículo 2 del mismo Código define que comerciantes son todos aquellos que ejercen en nombre propio y con fines de lucro, cualesquiera actividades que se refieran a:

• La industria, producción o transformación de bienes y prestación de servicios.
• Intermediación en la circulación de bienes y prestación de servicios.
• La banca, seguros y fianzas
• Las auxiliares de las anteriores
• Las organizaciones no Gubernamentales ONG, también están obligadas a inscribirse en la SAT, así como llevar la contabilidad completa de forma organizada y cumplir con todos los registros necesarios, de acuerdo a los principios de contabilidad que se adhieren a nuestras leyes.

Libros o registros contables obligatorios para los contribuyentes que llevan contabilidad completa

Todos los contribuyentes que llevan contabilidad completa deben hacerlo de forma ordenada y según el sistema de partida doble, es decir aplicando los principios de contabilidad aceptados, por lo que deben solicitar a la SAT la habilitación de los siguientes libros:

• Inventarios
• Diario
• Mayor o centralizador
• Estados financieros, éste debe contener:
• Balance general de apertura, ordinarios y extraordinarios
• Los estados de pérdidas y ganancias
• Otro estado que a juicio del contribuyente sea necesario para evidenciar su situación financiera

Cabe resaltar que estos libros también deben ser autorizados por el Registro Mercantil. Y están en total libertad de utilizar otros registros para mejorar el control contable y administrativo, tanto interno de la empresa como de leyes especiales.

Libros o registros contables obligatorios para comerciantes con activo total menor de Q25,000

Según el artículo 368, Decreto Número 2-70 del Congreso de la República del Código de Comercio, establece que los comerciantes que tienen activo total mayor de Q25,000 pueden omitir en su contabilidad los libros o registros mencionados en el inciso anterior, a excepción de los que obligan las leyes especiales.

Los contribuyentes pueden operar su contabilidad por sí mismos o por terceros, designados tácita o expresamente, en el lugar donde se localice la empresa o donde se ubique el domicilio fiscal del contribuyente.

Por otra parte, los comerciantes individuales con activo mayor de Q20,000 y toda sociedad mercantil, tienen la obligación de llevar su contabilidad por medio de contadores, y tienen la obligación de habilitar y autorizar los libros y registros mencionados anteriormente, para efectos fiscales, únicamente.

Libros y registros contables obligatorios conforme la ley del impuesto al valor agregado

Sin importar las obligaciones contables que establece el Código de Comercio para los comerciantes, SIEMPRE que sean contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado – IVA- en el Régimen Normal o General deberán llevar los siguientes libros, establecidos en la Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 37:

• Libro de compras y servicios recibidos
• Libro de ventas y servicios prestados 

Si es pequeño contribuyente

Deberá solicitar la habilitación del Libro de compras y ventas de pequeño contribuyente (Ley del impuesto al Valor Agregado, artículo 49)

Algunos aspectos que deben ser considerados en los libros de compras y servicios recibidos son:

• Serie, número y fecha de facturas, facturas de pequeño contribuyente, notas de crédito, declaración aduanera de importación, escrituras públicas o facturas especiales, que respalden las adquisiciones de bienes y servicios.
• Número de Identificación Tributaria y nombre completo del vendedor o prestador del servicio.
• Precio neto (sin impuesto), conforme a la separación efectuada de las compras e importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios de acuerdo a cada una de las actividades de ventas realizadas.
• IVA (crédito fiscal) de acuerdo a cada una de las actividades de ventas realizadas.
• El contribuyente debe realizar un resumen mensual en el libro de compras y servicios recibidos, separando las compras e importaciones de bienes y adquisición de servicios correspondientes a ventas locales de exportación y a personas exentas.

Libro de ventas y servicios prestados

En el libro de ventas y de servicios prestados, deben registrarse, en orden cronológico y como mínimo, los datos siguientes:

• Serie, número y fecha de la factura, facturas de pequeño contribuyente, nota de débito, facturas especiales o escritura pública que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados.
• NIT y nombre completo del comprador.
• Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas.
• Precio neto, sin incluir el impuesto, de las ventas de bienes y de los servicios prestados. En el caso de pequeños contribuyentes, el precio neto es equivalente al monto total de la factura.
• IVA correspondiente a las ventas y las prestaciones de servicios, en el caso de los pequeños contribuyentes, cuando el contribuyente consolide sus ventas diarias debe utilizar un renglón para cada tipo de documento, indicando la serie y el primer y último número emitido.

Registros contables obligatorios para contribuyentes sobre la renta

Según los artículos 40 y 42 de la Ley de Actualización Tributaria los contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta – ISR – inscritos en el Régimen sobre las Utilidades de Actividades Lucrativas deben respaldar la Declaración Jurada de Renta con los siguientes documentos:

Si es un contribuyente obligado a llevar contabilidad completa, los registros de balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y estado de costo de producción, cuando corresponda.

Los contribuyentes no obligados a llevar la contabilidad completa deberán dar información detallada del período de liquidación de sus ingresos, costos y gastos deducibles.

El registro de inventarios de bienes disponibles para la venta deberá contener el detalle de cada uno de los bienes que lo integran, dicho detalle incluirá lo siguiente:

• Código del bien si lo tuviere
• Nombre o denominación
• Cantidad total
• Unidad que se toma como medida
• Precio de cada unidad
• Valor total

¿Cómo solicitar la habilitación de libros o registros contables ante la SAT?

El contribuyente decide la forma de administrar sus libros contables, puede ser de forma manual o digital, en cualquiera de las dos opciones deben ser habilitados por la Superintendencia.

Para solicitar dichos libros el contribuyente que inscriba una empresa o negocio ante la SAT debe gestionar la “Solicitud de habilitación de libros” a través del formulario SAT-0052, mismo que debe ser completado expresando la forma de administrar los libros y llenar datos generales sobre los libros a utilizar y la empresa que representa. Adicionalmente deberá pagar Q0.50 por hoja en los bancos autorizados por la SAT.

Infracciones

En caso de no cumplir con la obligación de obtener autorización y habilitación de libros o registros contables, se presenta la siguiente infracción, establecida en el artículo 85 del Código Tributario, donde se sanciona con el cierre temporal de empresas, establecimientos o negocios.

Al verificar la infracción tributaria, la SAT presenta memorial de solicitud para la aplicación del cierre temporal ante Juez competente, quien emite resolución de audiencia oral, finalmente el Juez dicta la resolución que en derecho corresponda y notifica a las partes. Si la condena es el cierre temporal, se procederá a su ejecución.

Igualmente se consideran infracciones los siguientes actos:

No llevar al día los libros u otros registros obligatorios establecidos según lo estipula el Código de Comercio de Guatemala y las leyes tributarias específicas, la multa es de Q5,000 cada vez que se fiscalice.

Llevar los libros y registros contables en forma distinta a la que el Código de Comercio de Guatemala y las leyes tributarias específicas, dicha infracción es sancionada con multa de Q5,000 cada vez que se fiscalice.

Lo anterior se manifiesta en el artículo 94 de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y del papel sellado especiales para protocolos.

Revise y prevea los trámites que debe realizar para abrir una empresa o bien para rectificar algún faltante que encuentre.

Artículo publicado en el blog de Vesco Consultores