Termómetro fiscal
Riesgo por deficiencia en libros contables
La omisión en autorizar y habilitar libros, puede ocasionar cierre temporal del negocio.
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El Código Tributario (CT) establece, entre sus sanciones más graves, el cierre temporal de empresas, establecimientos o negocios cuando se incurre en alguna de las infracciones reguladas en el artículo 85. En esta ocasión analizamos la contenida en el numeral 4, referida específicamente a la falta de autorización y habilitación de los libros contables exigidos por el Código de Comercio, así como habilitación de los libros que requieren las leyes tributarias específicas.
La reincidencia por no autorizar y habilitar libros puede ocasionar cierre definitivo.
Conforme al artículo 86 del CT, la omisión en la autorización y habilitación de los libros conlleva el cierre temporal del negocio por un plazo mínimo de 10 días y un máximo de 20 días hábiles continuos. Además, la norma decreta que la sanción se duplicará si el contribuyente se resiste, manipula o viola los dispositivos de seguridad colocados por la autoridad, los oculta o utiliza el local durante el período en que debería permanecer cerrado. Una vez confirmada la infracción, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) levanta un acta detallando los hallazgos y presenta una solicitud razonada al juez de Paz Penal competente para que ordene la aplicación de la sanción de cierre temporal. El juez debe convocar a audiencia oral dentro de las 48 horas siguientes y emitir resolución inmediata al finalizarla, ordenando el cierre temporal, cuando proceda. Contra lo decidido por el juez procede el recurso de apelación.
Si el inmueble sancionado también es casa de habitación, la ley permite el acceso de las personas que allí viven; sin embargo, no pueden llevarse a cabo actividades relacionadas con la operación del negocio mientras dure la sanción. Es importante destacar que la imposición del cierre temporal no libera al infractor de sus obligaciones laborales hacia sus dependientes. En caso de reincidencia, las consecuencias son mucho más severas: puede decretarse el cierre definitivo del negocio y el Registro Mercantil deberá cancelar la inscripción y la patente de comercio.
La legislación también admite la posibilidad de sustituir el cierre temporal. A solicitud del sancionado, el juez puede reemplazar esta medida por una multa equivalente hasta el 10 por ciento de los ingresos brutos obtenidos en el último mes en el establecimiento sancionado. En ningún caso la multa podrá ser inferior a Q10,000. Para los pequeños contribuyentes se fija un monto reducido de Q5,000 como multa sustitutiva del cierre.
Para establecer el alcance de esta infracción es indispensable determinar qué libros deben estar autorizados y habilitados y cuáles solo con la habilitación. El artículo 372 del Código de Comercio determina que los libros de inventarios, diario, mayor o centralizador y estados financieros deben ser autorizados por el Registro Mercantil; adicionalmente habilitados por la SAT. Por su parte, el libro de compras y ventas del régimen general del impuesto al valor agregado (IVA) solo requiere habilitación ante la SAT, conforme lo dispone el artículo 37 de su reglamento. En el caso de los pequeños contribuyentes, el artículo 49 de la Ley del IVA también exige únicamente la habilitación del libro de compras y ventas, sin necesidad de autorización.
Estas obligaciones suelen pasar desapercibidas, sobre todo en negocios que continúan utilizando folios agotados. Esta falta de control puede exponerlos a contingencias graves, incluyendo la posibilidad de cierre temporal. Por ello es indispensable implementar procesos internos para verificar periódicamente el estado de los libros, su correcta habilitación y autorización y el número de folios disponibles.
En conclusión, los libros obligatorios de contabilidad deben estar autorizados y habilitados, mientras que los de compras y ventas del IVA requieren únicamente habilitación.
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