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El mega archivo que la SAT quiere crear y los detalles de cómo se manejará
El 13 de septiembre, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala publicó, en el Diario Oficial, el Acuerdo de Directorio Número 16-2024, que marca un cambio significativo en la gestión y resguardo de los documentos y expedientes físicos relacionados con los trámites de los contribuyentes.
SAT aprueba el reglamento para digitalizar todo el archivo físico de la superintendencia. (Foto, Prensa Libre: Freepik).
La SAT justifica esta transformación debido al aumento en el volumen de documentos y expedientes físicos a nivel nacional, por lo tanto, el espacio es insuficiente para su almacenamiento.
También se publicó la Resolución SAT-DSI-1585-2024 que establece el nuevo Reglamento para la recepción, trazabilidad, clasificación, digitalización, archivo, certificación y destrucción de expedientes y documentos generados o en resguardo de la SAT.
Entre los principios fundamentales del reglamento se encuentran:
- Incentivar el uso de medios informáticos para la gestión documental.
- Simplificar los procedimientos internos.
- Crear canales de comunicación más eficientes.
- Garantizar que el personal de la SAT maneje y manipule los documentos conforme a la ley.
- Documentar todos los procesos y gestiones en bitácoras y aplicaciones informáticas.
- Creación de la Comisión de Destrucción de Expedientes y Documentos.
- No se permitirá la destrucción de expedientes o documentos que tengan valor histórico o que no hayan cumplido con su plazo de vigencia legal.
La resolución aclara que los expedientes digitalizados tendrán el mismo valor que los documentos originales, siempre que no hayan sido modificados. Para lograrlo, la SAT deberá analizar y contratar los servicios de empresas que proporcionen los sistemas tecnológicos necesarios.
Dado el gran volumen de documentos físicos, se trabajará por meta anual la cantidad de documentos que se digitalizarán.
Comisión de destrucción de expedientes
La Comisión de Destrucción de Expedientes y Documentos estará conformada por personal de diversas dependencias de la SAT, y será la encargada de elaborar las directrices para la destrucción de documentos.
La Comisión de Destrucción deberá diseñar una tabla de valoración documental para determinar qué documentos pueden ser destruidos. Mientras no se autorice el procedimiento, la oficina de administración tributaria deberá continuar recibiendo los expedientes y documentos en formato físico o mantenerlos en resguardo físico en el Departamento de Archivo de la Secretaría General.
El acuerdo del directorio de la SAT 16-2024, reemplaza (deroga) el acuerdo del directorio de la SAT 17-2009.
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