Guatemala ya se prepara para ampliar su capacidad para recibir grandes eventos con proyectos como Arena Gallo, Distrito Futeca y el centro de convenciones previsto por el Irtra en Retalhuleu. Sin embargo, atender a los visitantes que podrían atraer estas inversiones también requiere alojamiento, conexiones aéreas, transporte y condiciones de seguridad dentro y fuera de los recintos.

Javier Arzú, director general de ASA Promotions, coincide en que la nueva infraestructura debe acompañarse de una mayor oferta hotelera para atraer visitantes de otros países.

La disponibilidad de espacios ha limitado la organización de algunos encuentros, explicó Allison Batres, experta en Turismo MICE. Cuando una asociación internacional busca una sede, también evalúa la seguridad del destino, las prácticas de sostenibilidad y la capacidad para hospedar y movilizar a sus participantes.

Desde el sector hotelero, Luis Rey, de la Cámara de Turismo de Guatemala (Camtur), considera que la oferta actual puede atender eventos mediante establecimientos de distintas categorías. Sin embargo, advierte que, conforme aumente la demanda, será necesario construir más hoteles y preparar al personal para responder a los estándares de los visitantes.

A estas condiciones se suma la prevención de emergencias. Susan Godoy, técnica de Normas de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (Conred), señala que la capacidad de los inmuebles debe corresponder con sus medios de evacuación y que cada evento necesita medidas de seguridad acordes con sus características y riesgos.

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Más espacio para competir por congresos

La industria de convenciones engloba más que conciertos: comprende también congresos, convenciones, ferias, exposiciones y otras actividades que movilizan participantes y proveedores. Para Batres, los nuevos proyectos pueden ampliar las posibilidades de Guatemala en un mercado en el que el espacio disponible condiciona las candidaturas.

La organizadora pone como ejemplo el Congreso Iberoamericano de Avicultura, que prepara en Coperex, del 10 al 13 de noviembre, para unos 3,500 participantes. El encuentro necesita áreas para conferencias y exposiciones, además de alimentación para miles de personas, una combinación que reduce las opciones disponibles.

“No tenemos otro lugar en donde almuercen 3,000 personas y al mismo tiempo vayan a conferencias y al mismo tiempo tengan un espacio de expo”, afirma. Explica, además, que en las instalaciones elegidas será necesario organizar la alimentación en dos turnos.

Batres menciona al Westin Camino Real y Tikal Futura entre los espacios que actualmente permiten recibir encuentros grandes. A su criterio, los nuevos recintos darán más opciones para promover al país ante organizadores que requieren superficies y servicios que deben funcionar de manera simultánea.

José Javier Arzú, fundador de Futeca Corporación, consultado para este reportaje, explica que el proyecto busca atender actividades deportivas, espectáculos y encuentros empresariales. Según indica, entre el área inferior del recinto y los salones de convenciones se prevén alrededor de 15 mil metros cuadrados para congresos, ferias y exposiciones.

“Nos convertimos, si no estoy yo mal, en el centro de convenciones más grande de Centroamérica. Y eso, a la hora de la hora, pues sí va a traer mucho negocio para Guatemala”, comentó.

Su expectativa es captar actividades que hoy encuentran dificultades para realizarse por las condiciones de la infraestructura. Sin embargo, reconoce que disponer de un espacio para miles de asistentes exige servicios que permitan recibirlos durante toda su estancia.

Javier Arzú, de ASA Promotions, señala que contar con instalaciones permanentes puede reducir los costos de producción en comparación con las explanadas, donde los promotores deben instalar baños, sillas, camerinos y escenarios para cada espectáculo. A su criterio, esta diferencia puede hacer más atractivo al país para productores y artistas internacionales.

“El costo va a bajar definitivamente de producir un evento (...) va a ayudar a que pues haya una industria más fuerte en Guatemala de producir eventos y convenciones y cualquier otro tipo de evento”.

Claudia Coronado, del Instituto Guatemalteco de Turismo (Inguat), reporta que el año anterior se realizaron 23 congresos, de los cuales 12 tuvieron lugar en Antigua Guatemala y 11 en la capital. La funcionaria identifica en los nuevos recintos una oportunidad para ampliar la oferta que el país presenta a los organizadores internacionales.

“Cuando hablemos del tema de turismo MICE, que es muy importante para el segmento, es un 25% del turismo, todo el turismo que viene, el 25% es de congresos y convenciones”, explicó la representante del Inguat.

El hotelería debe acompañar la demanda

La posibilidad de alojar grupos grandes es una de las principales preocupaciones del representante de Distrito Futeca. Señala que el beneficio de estos proyectos depende de que los visitantes encuentren habitaciones y servicios adecuados, tanto si llegan del extranjero como si proceden de otros departamentos.

“Es importante que esa categoría crezca, que se dinamice”, expresó sobre la hotelería. Considera que el crecimiento del alojamiento requiere un plan de país que incentive la inversión en esta actividad.

Rey introduce un matiz sobre la preparación actual. Asegura que los hoteles de tres, cuatro y cinco estrellas pueden contribuir a atender los eventos, aunque una demanda creciente necesitará más inversión. También menciona el desarrollo de la oferta en Cayalá y la presencia de establecimientos en la zona 10.

“A largo plazo sí se va a necesitar que más inversionistas, ya viendo la demanda que existe, puedan construir nuevos hoteles”, señala.

La ubicación también influye. Rey explica que la cercanía de los hoteles de la zona 10 al aeropuerto representa una ventaja, pero que debe considerarse el recorrido hacia el lugar del evento. Un alojamiento próximo a la terminal aérea puede implicar desplazamientos complicados si el recinto queda lejos y el traslado coincide con las horas de mayor tránsito.

En Retalhuleu, donde se plantea el proyecto del Irtra, identifica oportunidades para ampliar la hotelería y los restaurantes. Sobre Antigua Guatemala, reconoce su potencial, aunque señala restricciones de espacio y movilidad que deben tomarse en cuenta al organizar encuentros.

La preparación del servicio es otro punto. Rey destaca la atención y la calidez del personal como una ventaja del país, pero plantea trabajar con los futuros empleados para alcanzar estándares de calidad más altos. Batres también coincide en la necesidad de capacitar a quienes organizan las reuniones y a las empresas que prestan servicios complementarios.

Javier Arzú, de ASA Promotions, recordó durante la entrevista que, durante la producción de la gira de Shakira en El Salvador, la disponibilidad de habitaciones fue una dificultad: “Uno de los problemas grandes fue la falta de oferta hotelera”, señaló. A su criterio, ampliar la oferta de alojamiento permitiría que los espectáculos en Guatemala atraigan también a visitantes extranjeros.

Llegar al país y movilizarse al evento

La conectividad también aparece como una condición compartida para organizadores y empresarios. Comprende, además, los vuelos para llegar a Guatemala y los desplazamientos que realizan los asistentes entre el aeropuerto, los hoteles, los recintos y los destinos turísticos.

“Ningún conferencista, ningún participante de un congreso quiere pasar una hora en el bus para ir a su conferencia y otra hora de regreso”, advierte Batres. Explica que los asistentes también deben atender compromisos laborales durante el viaje, por lo que el tiempo empleado en trasladarse influye en su experiencia.

El fundador de Futeca Corporación señala que contrataron un estudio de movilidad para identificar intervenciones en los alrededores del proyecto. Menciona propuestas de pasos a desnivel, cambios de vías y mejoras en calles para facilitar los accesos.

Además de los accesos inmediatos, plantea que el país necesita un aeropuerto funcional y conexiones aéreas que permitan traer visitantes desde distintos mercados. En su opinión, el desarrollo de infraestructura en los alrededores requiere participación de las municipalidades y del Gobierno.

Rey también señala la necesidad de mejorar las condiciones para los traslados a destinos fuera de la capital. Explica que los visitantes suelen buscar recorridos que consuman poco tiempo, por lo que la conectividad aérea puede influir en la posibilidad de complementar un evento con otras experiencias turísticas.

“Uno de los problemas más grandes que tenemos en la ciudad de Guatemala, que es la capacidad hotelera”.

Coronado reconoce que la infraestructura y la rapidez para acceder a los lugares son aspectos que deben reforzarse.

“Seguir trabajando con las organizaciones, ministerios y empresas (…) para poder fortalecer esto y que los lugares a los que tú accedas sean mucho más rápidos”.

Seguridad para el visitante y ante emergencias

Para Batres, la seguridad es uno de los primeros elementos que revisan quienes buscan un destino. Las alertas sobre el país y la posibilidad de que los participantes se desplacen con tranquilidad forman parte de esa evaluación.

“La industria de reuniones es una de las industrias turísticas que mantiene más seguros y más cuidados a los artistas”, comentó.

Rey menciona experiencias de coordinación con la Municipalidad de Guatemala, Emetra y la Policía Nacional Civil (PNC) para organizar los desplazamientos y la seguridad perimetral de hoteles y espacios para eventos. Coronado, por su parte, destaca la asistencia turística que ofrece el Inguat como parte de los servicios que presenta a los potenciales organizadores.

Arzú señala que producir conciertos en explanadas obliga a instalar baños, sillas, camerinos y escenarios para cada espectáculo. Considera que disponer de esa infraestructura puede reducir los costos y mejorar la competitividad del país. “El costo va a bajar definitivamente de producir un evento”, afirma.

En los recintos, la seguridad también depende de la posibilidad de evacuar al público y responder ante una emergencia. Godoy explica que la NRD-2 establece condiciones técnicas para las edificaciones e instalaciones de uso público y que debe aplicarse tanto en inmuebles existentes como en obras que se están planificando.

La técnica señala que esa evaluación permite determinar la ocupación y los medios de evacuación necesarios. Estos incluyen las salidas, las escaleras y las rampas, así como sus dimensiones y características para facilitar que las personas se movilicen hacia la vía pública.

“Eso es lo principal que debemos implementar, saber qué cantidad de personas vamos a tener y que esas personas evacúen de forma organizada”, explica Godoy. Añade que los medios de evacuación deben ser suficientes para atender a esa población.

La información institucional compartida por Conred sobre la NRD-2 confirma que su alcance comprende construcciones existentes y futuras de uso público, con el propósito de proteger a las personas ante eventos naturales o provocados.

Godoy también explica que la NRD-4 establece requisitos mínimos para los eventos socio-organizativos. La evaluación considera si la actividad es interna o externa, el tipo de público, la cantidad de asistentes y las características del espectáculo.

De esa clasificación dependen medidas como la disponibilidad de ambulancias, el aviso a hospitales cercanos y el equipo para atender emergencias, según la entrevistada. La cantidad y los recursos necesarios deben establecerse para cada caso.

La técnica precisa que los riesgos varían según la actividad: un evento que utiliza pirotecnia plantea condiciones distintas de un partido de fútbol. Por ello, la preparación debe considerar tanto el espacio físico como las amenazas asociadas con el uso que tendrá.

Captar eventos antes de abrir los recintos

Para Javier Arzú, de ASA Promotions, atraer convenciones requiere una organización conjunta entre los sectores involucrados. Entre las oportunidades, menciona las convenciones regionales de ventas de empresas multinacionales que actualmente se celebran en otros destinos. Considera que Guatemala podría competir por estos eventos si cuenta con las condiciones necesarias para recibirlos.

La competencia por las sedes comienza con años de anticipación. Batres explica que las asociaciones pueden adjudicar sus congresos internacionales entre tres y seis años antes de su realización, de manera que la búsqueda de encuentros debe acompañar el desarrollo de la infraestructura.

“Los congresos internacionales se ganan a tres, cuatro o seis años previos”, afirma. A su criterio, Guatemala debe presentar candidaturas desde ahora para aprovechar los espacios que estarán disponibles en los próximos años.

Propone involucrar a profesionales y asociaciones guatemaltecas que participan en redes internacionales para que promuevan al país como sede. Estos contactos pueden identificar oportunidades en reuniones científicas, académicas y empresariales y comunicar los requisitos de cada organización a los proveedores locales.

“Lo que estamos buscando es mostrarles a ellos que Guatemala está lista para estos eventos”.

También plantea definir qué encuentros se desea atraer y con qué capacidades. La elección requiere conocer el número de participantes, los espacios para exposición, el alojamiento, la alimentación y los servicios que solicita cada organizador.

Coronado explicó que el Inguat participa en ferias internacionales junto con empresas que ofrecen servicios para recibir eventos en el país. “Invitamos a estos empresarios a que ellos puedan estar vendiendo Guatemala, ya con paquetes, con lo que ellos tienen para ofrecer”, señaló.

La funcionaria añadió que el Buró de Convenciones apoya las visitas de inspección, en las que los organizadores evalúan si los espacios responden a sus necesidades. Entre los encuentros previstos mencionó: “El próximo año tenemos un evento de infectología que viene, un evento de agricultura que viene también para el siguiente año, que son de 500 a 600 personas”.

Batres añade que la capacitación y la sostenibilidad deben formar parte de esa preparación. Señala que los organizadores solicitan prácticas que puedan demostrarse y medirse y que en Guatemala todavía son pocos los hoteles, espacios y profesionales con determinadas certificaciones.

“En Guatemala no hay muchos meeting planners certificados, no hay muchos hoteles certificados en sostenibilidad”, afirmó.

En materia de trámites, Rey propone una ventanilla única de turismo que facilite la gestión de permisos para nuevas inversiones y para el transporte turístico.

“Los trámites tardan mucho y, si ya se venció el permiso porque todavía no ha salido el nuevo en la dirección, les ponen multa al transporte”, señala.

El CEO de ASA Promotions también plantea establecer procedimientos claros para obtener las licencias necesarias para realizar espectáculos. Considera que reducir los trámites burocráticos facilitaría la organización de eventos y mejoraría la capacidad del país para competir con otros destinos.

“Mientras menos burocracia haya o mientras menos tramitología haya para hacer un evento, eso lo facilita, porque eso nos pone en una posición más competitiva con el resto de los países”, señala.

El beneficio que se busca captar también alcanza a negocios fuera de los recintos. Coronado explica que los asistentes pueden extender su estadía para visitar otros destinos. “Vienen a sus congresos, pero vienen unos dos o tres días antes. […] Están en su congreso, en su convención, en su evento y luego se quedan unos días más”.

Rey identifica oportunidades para otros servicios. “No son únicamente los hoteles y el recinto, sino también tiene que ver con transporte turístico. Las personas van a desear hacer un tour por la ciudad o quieren conocer Antigua”.

Arzú de ASA Promotions explica que, dependiendo de la magnitud del concierto, la contratación directa puede alcanzar las 2 mil personas durante el día del evento, entre meseros, personal de seguridad privada, acomodadores y personal de limpieza. A esta cifra se suman entre 200 y 300 personas que participan en el montaje previo. Aclara que estas estimaciones corresponden a empleos temporales generados por espectáculos de gran tamaño.

Para Batres, esa posibilidad debe trabajarse desde la postulación. “Hay que salir a pedir los eventos hoy”, sostiene. La anticipación permitiría ofrecer a los organizadores los espacios previstos y preparar, al mismo tiempo, los servicios que necesitarán sus participantes.

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