Control de inventario: el “talón de Aquiles” del comercio electrónico (y las cuatro armas para superarlo)

La pandemia aceleró el comercio electrónico, algunas Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) ya estaban preparadas, pero a otras las tomó por sorpresa y arrancaron con la venta sin un adecuado control de inventario, ¡Cuidado! esto puede ser mortal para un negocio que busca sobrevivir en medio de la crisis.

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Los ERP son sistemas capaces de realizar todas las funciones de Ventas, Compras, Sitio Web e Inventarios dentro de un mismo sistema. (Foto Prensa Libre: shutterstock)
Los ERP son sistemas capaces de realizar todas las funciones de Ventas, Compras, Sitio Web e Inventarios dentro de un mismo sistema. (Foto Prensa Libre: shutterstock)

La mayoría de Pymes en Guatemala carece de una correcta administración de sus inventarios por diferentes factores, ya sea por desconocimiento o por la creencia de que esta actividad es un gasto innecesario.

Imagine la siguiente escena: Una mujer de 35 años, casada y madre de tres hijos, luego de una extensa jornada toma unos minutos para navegar por internet y decide comprar café con calidad de exportación, ingresa a la plataforma, selecciona los productos, paga con tarjeta de débito y listo, le envían un mensaje que al día siguiente recibirá su aromático preferido en la puerta de su casa.

El ejemplo anterior es un ciclo virtuoso para toda la cadena, no hubo complicaciones, la experiencia fue sencilla y todos felices, es un ganar-ganar.

Ahora imagine de nuevo la escena: Una mujer de 35 años, casada y madre de tres hijos, luego de una extensa jornada toma unos minutos para navegar por internet y decide comprar café con calidad de exportación, ingresa a la plataforma y se tardó más de dos minutos en cargar, al seleccionar los productos no habían en existencia dos de tres que buscaba y tampoco le ofrecieron una alternativa, la llamaron diez veces para poder solucionar el problema de existencia y al final decide ya no comprar.

El caso anterior es un ejemplo de lo que no debería suceder en la experiencia de compra en línea, incluso, la mala experiencia servirá de referencia para que otras personas no pasen por lo mismo.

Y cuál fue el problema principal: el inventario, no estaba actualizado en la plataforma y generó toda una complicación innecesaria.

El inventario ya forma parte de un “todo”

Hoy en día mantener un inventario ya no se limita únicamente al almacenamiento que éste pueda requerir, las actividades involucradas conllevan tareas adicionales que permiten una administración eficiente y activa.

¡La buena noticia es que no todo es trabajo pesado!, actualmente la administración de inventarios involucra menos tareas que hace unos años, en especial si se tiene un proceso automatizado para el mismo.

Manejar dos o más bodegas ahora requiere menos trabajo, utilizando las diferentes aplicaciones de la era digital una sola persona puede administrar existencias, envíos y movimientos entre bodegas, la clave es conocer la operación y disponer de la mejor herramienta para ésta tarea.

La pandemia mundial no solo ha reestablecido las normas de conducta social que existían, también ha modificado el comportamiento de los negocios y la forma en que éstos se realizan, algunos negocios ya se encontraban realizando ventas en líneas y manejando sus existencias desde un sistema automatizado, tener una tienda abierta las 24 horas que venda tus productos, maneje las existencias y cobre de forma electrónica sin la intervención humana era ya la aplicación de la era digital para los negocios.

Mantener un negocio en línea vendiendo 24/7

Para muchas empresas la clave es la organización y la implementación de procesos que mantengan las bodegas actualizadas, esto implica un control de inventarios muy preciso.

Es necesario resaltar que no todos los negocios por su naturaleza utilizan el mismo método de inventario, sin embargo, para temas de comercio en línea hay cuatro pilares fundamentales que una empresa o emprendedor deberá considerar para que sus actividades y procesos en el inventario de productos funcionen de manera eficiente: Sitio Web, Compras, Ventas e Inventario.

Al momento de realizar operaciones electrónicas es de vital importancia que se puedan manejar diferentes aplicaciones que realicen éstas funciones, algunas empresas optan por adquirir sistemas independientes para cada uno de éstos pilares, actualmente existen sistemas capaces de integrar todas las funciones para hacer funcionar negocios llamados Sistemas de Gestión Empresarial o más conocido como ERP.

Los ERP son sistemas capaces de realizar todas las funciones de Ventas, Compras, Sitio Web e Inventarios dentro de un mismo sistema, evitando así que se tenga que realizar compatibilidad de tecnologías para que un sistema interactúe con otro, acá se acaban esos problemas.

Un ERP le permitirá a un negocio lanzar un sitio web con la capacidad de comercio electrónico para sus visitantes, mostrando productos disponibles, precios de venta, costo de envío, formas de pago y atención al cliente. Ésta es la primera fase del proceso que realiza un visitante y potencial cliente para uno o varios productos.

La empresa guatemalteca CentraRED – Proveedores de Servicios ERP explican qué sucede tras bambalinas en el negocio de venta en línea:

Como primer paso el negocio deberá disponer de un sistema de adquisición de productos/compras, en el cual el módulo se podrá abastecer de lo necesario para nutrir el inventario que se reflejará en su página de comercio electrónico, una vez realizada la compra el sistema ERP de forma automática se encargará de actualizar el módulo de inventario, que previamente tiene configurado un sistema de almacenes, reglas de abastecimiento y envíos.

Éste sistema de inventario será el responsable de mantener informado al sitio web de la disponibilidad de productos para la venta, así cuando un potencial cliente revise nuestros productos en el sitio web, sabrá de inmediato si hay existencias o bien una fecha potencial de reabastecimiento.

El segundo paso y una función clave en un sistema de inventarios son las Reglas de Abastecimiento, las cuáles informarán de forma proactiva cuando un producto ha alcanzado un mínimo de existencias, por lo tanto, será hora de adquirir más productos o bien en algunos casos, fabricarlos.

El tercer paso es cuando un cliente decide realizar una compra en nuestro sitio e inmediatamente entra a funcionar otro sistema, Ventas. Éste módulo se encargará de registrar el pedido y procesarlo para su facturación, cobro y posterior entrega.

Cuando la venta finalmente se concreta, es decir que el cliente ya realizó su pago y recibió su documento fiscal electrónico, el inventario también actualiza sus existencias, descontando así las ventas realizadas en los almacenes o bodegas establecidas.

El cuarto paso es el proceso de envío, el cual inicia con la preparación del producto, empacándolo de acuerdo a sus características de peso, unidad o volumen; y por supuesto también incluyendo las peticiones especiales del cliente para su embalaje, este último paso también está a cargo del sistema de inventario.

Para los especialistas de CentraRED un sistema de inventario derivado de un ERP de última generación, debe tener la capacidad de conectarse con los principales servicios de carga internacional, es decir, que el producto al momento de ser empacado tendrá características específicas, las cuales se incluyen en un archivo de datos que es enviado al Courier y de manera automática se programará la recolección del paquete estableciendo un costo basado en las características recibidas.

Ciclo del comercio electrónico

Inventario dinámico

Lester Cerna, gerente general de Bingua.com comentó que el sistema de inventarios en el comercio electrónico es fundamental, ya que permite saber con exactitud qué productos se tienen disponibles en cantidad, color, talla, modelo o las características respectivas del producto que se comercia.

Al saber con exactitud las cantidades y características específicas de cada producto con el que se dispone, se le puede dar información exacta al cliente y además se puede saber cuál producto tiene más demanda y en qué momento es necesario requerir más al proveedor.

Esto último, teniendo en cuenta que el mercado es dinámico y que cambia de acuerdo con varias situaciones, por ejemplo: los productos como artículos para la lluvia, botas de hule, sombrillas, capas o paraguas, no tienen la misma demanda en verano o los suéteres, chaquetas etc., tienen más demanda en invierno.

En opinión de Emilio F. Escamilla, gerente general y fundador de eDesigns Company™ un negocio pequeño debe evaluar las diferentes opciones en el mercado.

Actualmente existen diferentes soluciones como SaaS (Software as a Service) como Shopify, BigCommerce y de licenciamiento como WooCommerce para WordPress.

Escamilla resaltó que la mayoría de soluciones están principalmente hechas para el mercado estadounidense por lo que será necesario contar con la asesoría de un programador o experto en comercio electrónico local por el tema de integración con los procesadores de pago como: Credomatic, VisaNet, PayPal, Stripe, entre otros.

Recomendaciones y contingencias

Mario Morales, Director General, Datafi define al comercio electrónico como un sistema de compra y venta de productos y servicios que utiliza Internet como medio principal de intercambio.

Este modelo de negocio puede ser de dos formas:

Tienda online con productos propio

Dropshipping: Donde un tercero maneja el inventario por nosotros

“Este es un problema latente para muchos negocios, y esto tiene que ver con la falta de control, datos y proyecciones de nuestras ventas”, resaltó Morales.

Usar la tecnología es mucho mejor que llevar por escrito la información de sus productos y las cantidades, tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

Centralizar su inventario: Con esto nos referimos a la cantidad mínima de producto que debe tener, cuando el inventario está por debajo de ese número es momento de abastecernos de nuevo.

Tenga un plan de demanda: Revise siempre como ha sido el comportamiento de sus ventas en épocas anteriores, la estadística siempre nos dará información importante, con eso usted podrá pronosticar demandas futuras, si usted no cuenta con esta información puede ser complicado, pero no imposible, puede estimar según su mercadeo y las tasas de conversión que tiene para determinar la cantidad de producto para un tiempo determinado.

Siempre tenga un plan B (Plan de contingencias): Retomando el tema de que el mal manejo de inventarios puede generar problemas en nuestros negocios, siempre piense en otras opciones para la solución de la adquisición de productos para su inventario.

Algunas de las contingencias que debe tomar en cuenta son:

1. Aumento no esperado de las ventas.

2. El fabricante tiene algún problema.

3. El proveedor no tenga existencia del producto que requerimos.

4. Problema de flujo de efectivo.

5. Mal cálculo del inventario.