Obligados a romper la costumbre, las ruedas de negocios buscan alternativas, ¿físicas, virtuales o híbridas?

Las ruedas de negocios tienen el objetivo de acordar términos para el inicio de operaciones de compra y venta de productos y/o servicios y el factor presencial era determinante para poder cerrar negocios, pero la pandemia las transformó por completo.

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La tecnología permite crear espacios para las negociaciones. (Foto Prensa Libre: Shutterstock)
La tecnología permite crear espacios para las negociaciones. (Foto Prensa Libre: Shutterstock)

La pandemia generada por el covid-19 transformó la forma de hacer negocios a nivel mundial.

Previo a la crisis sanitaria los empresarios podían reunirse de manera presencial sin preocuparse por cuidar el distanciamiento. Además, los encuentros se han visto afectados por las limitaciones de movilidad, por lo que las alternativas de conectividad son clave en el proceso de recuperación económica.

Las ruedas de negocios se organizaban por preferencia de manera presencial, pero la virtualidad se ha convertido en una oportunidad para que el sector corporativo pueda mantener las conexiones empresariales con el fin de potencializar sus negocios, y así funcionaron durante la mayor parte del año pasado.

Actualmente, con el avance de la vacunación en algunos países están reactivándose algunos eventos presenciales o bien surgieron los modelos híbridos, es decir, parte presencial y virtual.

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Modelos virtuales

Paola Álvarez, gerente de Promoción Comercial y Acceso a Mercados de la Asociación Guatemalteca de Exportadores (Agexport), comparte que desde hace varios años las ruedas de negocios han sido parte fundamental del quehacer de la organización, porque es la forma de acercar más a los exportadores a los principales mercados en los que el país ya está posicionado o bien en la búsqueda de nuevos nichos.

En Agexport la estrategia de transformación digital arrancó en el 2019, un año previo a la pandemia, con el desarrollo de la plataforma Connecting Best Markets que permite a los exportadores, compradores internacionales y proveedores identificar contactos para realizar negocios.

Lo anterior se lleva a cabo a través de la metodología de la institución, que inicia con el estudio Best Markets, el cual tiene como objetivo identificar oportunidades para aumentar negocios de exportación para productos y servicios en mercados específicos.

Luego, a través de la unidad de negocios se dedica a contactar empresas internacionales con un perfil verificado de negocios a los cuales presentarles la oferta exportable de Guatemala e idealmente lograr completar su perfil de demanda internacional y vincularlo con potenciales proveedores del país.

Esa labor ha permitido la creación de un ecosistema que va, desde la identificación de contactos, acceso a estadísticas de análisis de mercado por partidas arancelarias y con resúmenes de las normas y regulaciones por país y producto para Guatemala referente al acceso a mercados.

Así lo dijo:

La tendencia de encontrarlo todo en un mismo lugar, ha llegado también a las ruedas de negocios y un participante ya no le es suficiente un contacto, quiere más información relacionada al mercado y los negocios en ese lugar.

La transformación permitió la diversificación y actualmente se organizan ruedas de negocios, coordinación de agendas especializadas, y misiones comerciales para la mayoría de sectores exportadores desde la plataforma Connecting Best Markets, la cual permite hacer videollamadas, recibir alertas de un comprador interesado, mantenimiento y actualización de contactos a través de un equipo de gestores de negocios.

Ese equipo de gestores se dedican al perfilamiento activo a través de un formato de promoción de oferta y requerimiento a demanda, se muestran fotografías y especificidades de productos en una vista Marketplace y permite solicitar citas a compradores internacionales y que compradores soliciten citas a proveedores en la misma plataforma.

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Waleska Sterkel de Ortíz, directora ejecutiva de la Cámara Guatemalteco-Americana (AmCham) considera que las plataformas virtuales permiten que las empresas tengan más conocimiento de nuevos proveedores y ofertantes, asimismo, permite a las empresas hacer una mejor investigación previa para conocer si realmente cumple con lo que se está buscando.

La ejecutiva afirma que las negociaciones presenciales continúan siendo importantes y no desaparecerán por completo, ya que hay negocios que solo se pueden ejecutar de manera presencial.

Pero, si son negociaciones de seguimiento, con clientes con los que se ha trabajado en el pasado, o bien si son nuevos proyectos que generan buenas oportunidades, las plataformas virtuales si son una importante herramienta, ya que reduce costos en valor económico y de tiempo, resalta Sterkel.

AmCham desde el 2020 implementó la virtualidad con eventos como el Labor Summit, que se realiza nuevamente este año en una plataforma que les permite tener un piso de exhibición virtual, con stands de las empresas participantes que ofrecen toda la información.

Paralelamente, un espacio para conferencias, talleres y paneles en vivo, con especialistas nacionales e internacionales y con participantes, no solo de Guatemala, sino que de toda la región.

El reto es poder generar un compromiso y un correcto networking entre los participantes virtuales, porque se extraña la interacción uno a uno que vivíamos en los eventos presenciales, pero por la seguridad de todos, es importante que cada día nos familiaricemos con lo que las nuevas tecnologías nos ofrecen y podamos sacarle el mayor provecho a las mismas.

Así lo dijo:

De igual manera, el reto para los organizadores, es poder ser creativos y no aburrir a nuestra audiencia con actividades que no motiven a que continúen frente a una computadora por largas horas.

Modelos híbridos

Álvarez de Agexport agrega que una modalidad hibrida lo que permite es que un participante que no puede estar presencialmente en el evento pueda hacerlo de forma virtual, por lo tanto, aumenta la posibilidad de participación y de internacionalización, en cuanto a la efectividad de los resultados de contactos virtuales y presenciales, es posible que la brecha sea amplia, pues una cita virtual siempre requerirá de una continuidad idealmente presencial.

Walter Bran, coordinador de Inteligencia Comercial del área de Competitividad de Cámara de Industria de Guatemala refiere que la parte presencial es fundamental para el relacionamiento y construcción de redes de contacto. Si bien las ruedas de negocios virtuales son una herramienta innovadora y eficaz, el factor de relacionamiento presencial sigue siendo un reto en esta era.

Así lo dijo:

Un evento híbrido puede ser efectivo si los participantes encuentran un mecanismo amigable y sencillo que los motive a no ausentarse de las actividades programadas.

Bran explica que de las mayores diferencias entre una rueda de negocios presencial y virtual recae en la ejecución de las citas.

La labor de inteligencia comercial para vincular a vendedor con comprador no sufrió tantos cambios, ya que la coordinación interinstitucional se ha fortalecido. Sin embargo, el escenario en dónde todas las citas se llevan a cabo en un salón de eventos durante uno o dos días, equivale a la generación de salas virtuales de reuniones, pruebas de conexión, audio, video, material gráfico, entre otros, destaca Bran.

Modelos físicos

Las ruedas de negocios físicas funcionan, pero en menor escala, en algunos sectores funciona muy bien como el de tecnología ITO, consultorías, logística pero en otros sectores los números siempre son mejores cuando es presencial, o la combinación de los mismos ahora en pandemia, comenta Álvarez de Agexport.

En el punto en el que viajar vuelva a tener la misma fluidez que teníamos en 2019, los negocios presenciales tendrán un buen porcentaje de efectividad, afirma Álvarez, porque siempre es bien recibido por un comprador que un empresario visite su país y toque su puerta para presentar su propuesta y también es necesario en algunos negocios por parte del internacional visitar las instalaciones de su aliado comercial en Guatemala para asegurar su confianza e inversión verificando personalmente con quien hace negocios.

Modelos en 3D

Daniel Esteban Novoa, presidente y fundador de Sudamerica Business Group (SBG), considera que en cuanto a la efectividad del cierre de negocios hay un falso concepto entre una feria física y una virtual.

Una feria presencial es el formato acostumbrado y por esa razón se cree que es efectiva en 100% y no es así, porque el producto o servicio del expositor en el stand es el mismo y con un promedio de un 80% de costos superiores a una feria virtual, y tampoco es garantía de ventas.

Así lo dijo:

La experiencia ha dejado de lección a varios empresarios que a pesar de sus gastos y esfuerzos con presencia en ferias internacionales han regresado con cero ventas. También están quienes asisten para mantener su marca presente y encontrarse con sus clientes que ya adquieren sus productos para afianzar los lazos.

El mayor desafío, según Novoa, está en transmitir que el mundo cambió en las formas de hacer negocios, y durante la pandemia se han probado distintos formatos de feria digitales y ruedas de negocios, no todas con éxito, pero ahora hay desde páginas web aumentadas, ferias en 2D y 3D sectorizadas, nacionales e internacionales, “considero que el éxito está en la perseverancia de la continuidad del producto ofrecido como servicio”, concluye.

Un ejemplo de feria virtual en 3D es la America’s Retail Food Show, que en su segunda edición se llevará a cabo del 12 al 26 de octubre del presente año, la novedad es que contará con un servicio de “asesoras” que acompañarán a los compradores supermercadistas a recorrer los pabellones para ayudar a que ese comprador identifique con rapidez los stands que poseen los productos que busca, la visita será a través del avatar y la comunicación vía telefónica.

Julio Carranza, director para Guatemala, de Hispanic Retail Chamber of Comerce, explica los retos que representa organizar una rueda o feria de negocios virtual:

  • Romper la costumbre y tradicionalismo de las ruedas de negocios presenciales.
  • Cultura operacional de negocios.
  • El provocar en los auspiciados la confianza de negocios con empresas responsables en diferentes países de Latinoamérica.
  • Dar a conocer a nuestro país y otros países del mundo que existen una y mil oportunidades de negocios a través de las redes sociales.

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