Meta 2020: Logre un balance digital, evite distracciones y sea más productivo

Si considera que la tecnología ha acaparado su vida y resulta un problema, puede solucionarlo al hacer un balance digital entre su vida personal y laboral. Acá le damos algunos consejos acerca de cómo evitar distracciones y ser más productivo.

No permita que la tecnología interfiera en sus relaciones familiares y laborales. El uso moderado le permitirá tener una vida más tranquila y productiva. (Foto Prensa Libre: Servicios).
No permita que la tecnología interfiera en sus relaciones familiares y laborales. El uso moderado le permitirá tener una vida más tranquila y productiva. (Foto Prensa Libre: Servicios).

Más allá de los beneficios que ofrece la tecnología, como el permitir estar comunicados en cualquier momento, la inmediatez y actualización de temas diarios, algunas veces resultan dañinos para la salud porque al usarla en exceso puede provocar soledad, depresión o ansiedad. Incluso, resultan un distractor en los ambientes laborales.

La tecnología ha permitido que las redes sociales sean parte de la rutina de toda persona, desde que se levanta hasta antes de dormir. El uso excesivo puede llegar a afectar la salud mental, física y espiritual. Las relaciones interpersonales también se ven afectadas, porque mantener una interacción constante con los seguidores de las redes sociales hace que poco a poco se disminuya las relaciones con amigos, familiares o compañeros de trabajo.

Además, resultan un distractor en el trabajo porque constantemente se está pendiente de diferentes páginas web que no tienen relación con el ambiente laboral.

Si usted desea tener un balance digital y que su uso no perjudique su vida familiar y laboral, a continuación, le presentamos algunos consejos:

1. Haga una limpieza digital

La mayoría de las personas se concentra mejor cuando el ambiente es ordenado, limpio, y tiene conocimiento de los lugares en donde se encuentran las herramientas que utiliza. Para aumentar su efectividad y no se distraiga, inicie ordenando el lugar en donde más se mantiene, por ejemplo, su escritorio. Trate de mantener solo lo necesario. Mantenga encima solo los documentos que está utilizando, lo demás guárdelo en una gaveta o en carpetas, para evitar que se distraiga leyéndolos o afecte su paz mental considerando que son pendientes.

Juan Carlos Contreras, asesor de tecnología, indica que los criterios que se utilizan para ordenar un espacio físico, ya sea laboral o en el hogar, pueden aplicarse en los aparatos tecnológicos. Por lo que después de ordenar su escritorio, continúe con la computadora porque seguramente es lo que más utiliza.

En el escritorio de la computadora mantenga únicamente los archivos o accesos directos que usa a diario, de esta forma, el encenderla no le provocará cansancio visual al ver varios documentos. La principal dificultad de hacer una limpieza digital es tener el criterio para decidir qué se puede borrar y qué vale la pena conservar. Para estas situaciones, lo recomendable es crear una copia de todos los archivos en la nube, así podrá eliminar la mayoría de documentos, pero siempre los tendrá disponibles.

Dropbox ofrece el servicio de almacenamiento de archivos en Internet, con el objetivo de realizar una copia de estos y poderlos sincronizar con varios dispositivos, para tenerlos a la mano en cualquier momento. Cuando lo instala, automáticamente le aparecerá una carpeta llamada “Dropbox”, en donde guardará el archivo y estará a salvo y disponible para compartir.  Todo lo que guarde en dicha carpeta serán almacenados en los servidores de esta aplicación.

Si cuenta con correo de Gmail, puede optar por la opción de Google Drive, que entre las diferentes opciones que ofrece, también permite almacenar documentos en la nube y sincronizarlos con otros dispositivos. Lo positivo de esta aplicación es que, no importa que usted borre algún documento en otro aparato, siempre estará disponible en la versión web.

Redes sociales

La limpieza digital también puede trascender a las redes sociales porque se ha creado una dependencia a estas, que puede interferir con la productividad del trabajo que se está realizando. Por lo tanto, analice el contenido que genera cada cuenta digital que sigue. Se debe cuestionar si el contenido de cada una genera un impacto positivo y gratificante en su vida personal o profesional.

Haga una lista de cuáles son las redes sociales, páginas web o servicios digitales que realmente contribuyen a su crecimiento personal y fortalecen la comunicación con las demás personas. Luego de identificarlas, analice el tiempo que las utiliza diariamente. Esto le ayudará a decidir si realmente son necesarias en su celular o computadora.

 “En este punto, más allá de analizar cuánto tiempo le dedica a cada red social o página web, lo importante es analizar el tipo de contenido que le da. Puede dividirlas por categorías: entretenimiento, informativas, ocio o amigos. Cuando hace el listado, podrá analizar si realmente las usa y si son positivas”, dice Contreras.

Los principales beneficios al organizar la información, servicios y el uso de aplicaciones digitales, según el profesional, es crear un orden de prioridades en la información que usted está consumiendo y los datos que está proporcionando. Además, de hacer conciencia de qué herramientas tecnológicas le están beneficiando en su desarrollo personal y profesional.

2. Defina prioridades

Cuando inicie su día, piense en cuáles son las prioridades que tiene para hoy. Por ejemplo, terminar un proyecto, visitar a alguna amiga o reunirse con su familia. Cuando lo visualice haga una lista de tareas y distribuya el tiempo, para que le sea posible cumplirlas.

De acuerdo con Contreras lo ideal es que la lista la escriba en una libreta y no en su celular o en su computadora, porque al hacerlo a mano será más consciente de las actividades y del tiempo que tiene para hacerlas. Además, recordará más fácilmente a qué se tiene que dedicar hoy.

Si tiene algo importante por hacer, que es su prioridad, puede darle más tiempo que el que tenía planeado. Lo aconsejable es considerarla como algo que no puede prolongar y realmente tiene que hacer hoy. De esta forma su empeño en las otras actividades será mayor para que pueda cumplir con los tiempos y así hacerla. “Su prioridad puede ser visitar a su familia después del trabajo, entonces hará todo lo posible para no atrasarse en sus labores y así poder visitarlos”, agrega el profesional.

Métodos de gestión del tiempo

Para que pueda concentrarse mejor y cumplir con las actividades que se ha propuesto, existen diferentes métodos de gestión del tiempo que le ayudarán a con sus prioridades.

Contreras recomienda la técnica Pomodoro, que consiste en fragmentar una tarea completa en subtareas, haciendo uso de un temporizador. En cada intervalo de 25 minutos, le sigue un descanso de 5. En cada grupo de cuatro intervalos, continúa una pausa más prolongada, de 15 o más minutos.

Con Tomato Timer podrá establecer los periodos de trabajo y descanso. Esta aplicación gratuita cuenta con un cronómetro que le ayudará a programar los periodos de tiempo y marcar las etapas de trabajo duro y de descanso que tiene permitidas.

También existe el método Kanban, que tiene el objetivo de entregar los proyectos a tiempo. Cada actividad se divide en fases jerárquicas, con el fin de se que no se pueda iniciar una nueva si no ha finalizado la anterior.

Para ejecutarlo, debe dividir el trabajo en las diferentes fases de las que se compone. Cada una debe detallarlas en un post-it. Luego, cree una tabla, cada columna es una fase del proyecto, por ejemplo: por iniciar, en proceso, hecho, aprobado. En cada fase, pega los papeles con las tareas a realizar. De esta forma visualizará cómo ha avanzado en sus tareas.

Aunque puede hacerlo manual en una libreta o en una pizarra, existen aplicaciones que le ayudan a practicar este método. Trello está disponible para dispositivos iOs, Android y en versión web. Además de ofrecer la opción de llevar a cabo varias actividades con este método, puede asignar responsables a cada tarea, así como fechas, notas, etiquetas de colores y archivos adjuntos.

3. Evite distracciones

Para ser más efectivo, evite las distracciones que tiene a su alrededor. Por eso se comenzó con las físicas, que están sobre el escritorio, luego las de la computadora. También existen algunos hábitos digitales que pueden distraerlo de su trabajo, como las notificaciones en su celular o las visitas a páginas web que no tienen relación con su proyecto en el que trabaja actualmente.

Mientras más concentrado está en el proyecto que lleva a cabo, más rápido podrá terminarlo. Es importante que deje a un lado su celular, redes sociales, correos electrónicos y páginas web que lo distraigan.

Olvide el celular

Según Miriam Morataya, experta en redes sociales, una persona consulta su teléfono 150 veces al día, lo cual es, aproximadamente, cada 6 minutos. Esto se debe a que las redes sociales se han convertido en una parte fundamental del día. La atención que cada usuario recibe por parte de comunidades digitales ha provocado que sean los canales hacia una adicción a la comunicación constante.

El uso excesivo del celular puede traer consecuencias negativas, porque lo primero que pierde es la noción del tiempo. Es importante que evalúe cuántos minutos al día invierte en cada una de ellas y analice si su uso es por trabajo u ocio.

En los dispositivos Android, para visualizar el uso de sus aplicaciones y el tiempo, puede ingresar en ajustes, luego batería y le aparecerán las apps utilizadas recientemente con los minutos detallados. Sin embargo, también existen opciones más gráficas como Analizador de uso que recopila el uso de las aplicaciones por semana o mes y muestra los datos con estadísticas. También le muestra el detalle de cada una, dividiéndolos por día o semana.

En los dispositivos iOs, no es necesaria una aplicación, si tiene actualizado su software en iOs 12, porque ofrece una función llamada Tiempo de Pantalla que se encuentra en la opción de ajustes. Con ella podrá tener detalle de las aplicaciones más usadas durante el día y la semana. También le ofrece la opción establecer un periodo de tiempo en el que no puede usar el teléfono. Por ejemplo, si lo configura de 8 a 16 horas, cada día fuera de este rango de tiempo solo podrá usar las aplicaciones que haya decidido permitir, el resto quedarán bloqueadas.

Con Checky, disponible para iOs y Android, se puede tener el total de las veces que desbloquea el celular en todo el día. El contador se reinicia a medianoche, por lo que el dato del día anterior se suma a las estadísticas globales que la app presenta cada semana o mes, según usted lo desee. También ofrece la opción de enviar notificaciones con el resumen del número de veces que ha desbloqueado el dispositivo durante el día.

Después de analizar el tiempo de uso que da a las aplicaciones de su celular se dará cuenta que tiene varias distracciones, por lo que concentrarse parecerá un desafío si considera que no tiene la suficiente fuerza de voluntad para alejarse del mundo digital por algunas horas.

“Si usted dedica más de 5 horas a las aplicaciones de su celular o a navegar en el Internet por entretenimiento u ocio, debe hacer un análisis urgente de sus prioridades puede ese tiempo seguramente estará afectando su productividad o sus relaciones interpersonales”, dice Morataya.

Aunque resulta un poco contradictorio, una solución para combatir la adicción y ansiedad que genera estar pendiente del celular, es por medio de una aplicación. Entre las mejores opciones se encuentra ForestComienza con la analogía de que si se revisa el teléfono cada 5 segundos es porque no sabemos cuidar de nosotros mismos, por lo que propone cuidar una planta. Utiliza la técnica Pomodoro.

Esta aplicación propone convertir su hábito de dejar de estar pendiente del celular en un bosque. Conforme menos usa su móvil más árboles podrá plantar y permitir que crezcan. Por ejemplo, si necesita concentrarse durante 30 minutos, elija ese periodo de tiempo en la configuración y si no lo usa, su planta crecerá, de lo contrario morirá. Lo novedoso es que la app le permite bloquear el teléfono para que no se distraiga viendo cómo crece su planta.

Con Pause it podrá competir con amigos, familiares o compañeros de trabajo quien es capaz de aguantar más tiempo con el celular en modo avión. En esta aplicación debe seleccionar la actividad que hará y el tiempo estimado. Ya que es una competencia, ofrece un raking de la posición que ocupa cada participante, según el tiempo que lleva desactivado.

Notificaciones

Morataya recomienda que al entrar a su trabajo o a una reunión importante, deje su teléfono dentro de la gaveta del escritorio en modo silencio, para que las notificaciones no sean un distractor. Si considera que no lo puede lograr, ya que de igual forma estará pendiente y le causará ansiedad, considere cerrar sesión de cada red social, de esta forma no recibirá ninguna alerta.

Distracción en páginas web

Algunas personas no utilizan su celular durante el trabajo porque pueden acceder a sus redes sociales fácilmente desde su computadora. Si usted es uno de ellos y quiere dejar estas distracciones, puede optar por Focus, una aplicación que bloquea páginas web que usted no quiere visitar. Por ejemplo, puede bloquear Facebook y Twitter y cuando usted intenta ingresar, la app le muestra en pantalla completa frases inspiradoras y motivadoras.

Pero, si no sabe qué páginas web son las que más frecuenta durante el día, con Rescuetime puede medir el tiempo que pasa en cada sitio o aplicación que usa. De esta forma podrá analizar en qué invierte su tiempo y cómo optimizarlo. Cada semana le enviará un correo electrónico con los datos de los últimos siete días.

Correos electrónicos

Tener abierto el correo electrónico en una pestaña del servidor de la computadora también genera ansiedad. Si ya logró evitar las notificaciones del celular, también hágalo con las de la PC.

Lo recomendable es que dedique dos momentos del día, de aproximadamente una hora, para revisar y responder correos. Puede hacerlo antes de almorzar, lo cual le disminuirá la tensión y logrará disfrutar su comida más relajado, o antes de salir del trabajo. Los expertos no aconsejan hacerlo antes de dormir porque afectará su descanso y evitará tener un sueño reparador.

Programe revisar sus correos electrónicos durante su refacción o antes de almuerzo, para que no sea un distractor mientras trabaja. (Foto Prensa Libre: Servicios).

Si es complicado, debido a su trabajo, revisarlo solo dos veces al día o tiene miedo de perderse algún correo urgente, procure hacerlo en horarios específicos. Por ejemplo, dos veces en la mañana, al medio día y dos veces en la tarde. El objetivo es evitar las distracciones de las notificaciones y responder varios de forma continua y ordenada.

Aprendizaje analógico

Como se mencionó anteriormente, tomar notas a mano es mejor para la memoria porque lo hacen más consciente de sus actividades e información que está recibiendo. Si uno de sus objetivos este año es continuar una maestría o estudiar algo que le guste, opte por llevar un cuaderno y lapicero.

“Si considera necesario el uso de la computadora, llévela, pero procure solo usarla para tomar notas o fines educativos, no para distraerse mientras está en clase”, dice Contreras.

4. Reglas sociales

Establecer reglas respecto al uso del celular cuando tiene reuniones con otras personas es importante para desintoxicarse poco a poco del mundo digital. Es costumbre que, si va a compartir alguna comida con un amigo, en la mesa siempre se tenga el teléfono. Esto no le permite prestar toda la atención a la conversación porque está pendiente de las notificaciones.

Contreras recomienda tener el celular dentro de la bolsa, en vibrador o en silencio. No es efectivo voltearlo y conservarlo sobre la mesa porque de igual forma estará pendiente. Si aún así considera que no podrá dejar de verlo, considere mantenerlo en el carro o en un lugar lejano, para que esa distancia le haga prestar atención.

Cuando tenga una reunión, con amigos o familia, evite tener el celular sobre la mesa. (Foto Prensa Libre: Servicios).

“Hay lugar para todo, para conversar con otros por medio del móvil o en persona. Cuando nos reunimos con alguien, es por alguna razón. Aprovechemos ese momento y disfrutemos de la compañía”, afirma el profesional.

Cuando llega a casa y saluda a sus familiares o mientras maneja, lo ideal también es mantener el celular en silencio para que no sea una distracción en el tiempo de calidad que debe tener con sus seres queridos.

Lleve un libro

El celular es el mejor compañero cuando toca esperar algo o a alguien, porque hace que la persona se sienta menos solo y se distraiga. Llevar un libro que sea de su agrado es una buena opción. Al igual que revisar las redes sociales, le hará compañía y no sentirá aburrida la espera.

5. Encuentre aliados

Cumplir los objetivos planteados siempre es más fácil cuando se tiene aliados que lo ayuden a lograrlo. “En su trabajo puede compartirlos con sus compañeros, así entre todos se apoyarán para no utilizar los correos electrónicos si no es necesario. También pueden optar por no utilizar WhatsApp para comunicarse entre ellos cuando están en la oficina”, señala Contreras.

6. Mediación de contenidos

Cuando considere que el tiempo que invierte en el mundo digital es el adecuado y no es una distracción para su productividad, procure darle un mejor uso, más allá de solo entretenimiento y ocio, siguiendo temas de los que no está acostumbrado o de los que quisiera aprender más. “Por ejemplo, si su meta es aprender a jugar tenis, puede seguir en redes sociales a deportistas o medios que solo den noticias de deportes. Si no tiene muchos conocimientos de algún género musical, siga cuentas que le den información al respecto. De esta forma usará sus redes sociales para aprender nuevas cosas”, concluye Contreras.

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