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66 entradas, creado el 4 Agosto 2016

Sugerencias para lograr efectividad en las reuniones de trabajo

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Todo equipo de trabajo bien organizado necesita la comunicación y coordinación de sus miembros para mantener la cohesión, la coherencia y la funcionalidad.

Una reunión es una forma de participación directa y dinámica, en donde un conjunto de personas reunidas en un mismo lugar y hora, se influyen mutuamente en los temas de agenda.

En términos de desempeño, es claro que la dirección y la ejecución efectiva de reuniones es un factor de éxito dentro de las empresas, por lo que es indispensable aprender a tener reuniones efectivas, que contribuyan al óptimo desempeño del equipo.
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Foto Prensa Libre: Pae.cc
El primer acto de coordinación, sin el que la reunión no sería posible, es el de determinar el lugar y el horario. Este es el nivel más básico de coordinación de una reunión, pero cabe mencionar que no siempre se escoge el lugar y el horario más adecuado.

Estos dos factores son determinantes para una mayor o menor participación de los involucrados. Pero es evidente que para elevar la efectividad en las reuniones se requiere un mayor esfuerzo de organización.

No hay reunión sin objetivos concretos. La coincidencia en un lugar y un tiempo preciso de un conjunto de personas no implica que automáticamente se produzca una reunión efectiva, a no ser que haya un objetivo común que se pueda lograr mediante la comunicación y participación entre los miembros del equipo.

A veces puede pasar que los objetivos no sean bastante claros para todos. He observado en empresas familiares que muchas veces las reuniones se han convertido en rutina, lo que suele provocar desmoralización, apatía y ausencia.

Los objetivos directos son los que formalmente originan la reunión. Deben ser claros, explícitos y concretos. Es mejor redactarlos por escrito, en pocas palabras. También deben ser lo suficientemente importantes y oportunos.

La consecución o el fracaso en la obtención de los objetivos directos de la reunión implica la eficacia o no en la obtención de los objetivos indirectos. Entre los objetivos indirectos se pueden mencionar la motivación del grupo respecto a las decisiones tomadas en conjunto o la mejora de la comunicación entre los responsables de procesos.

De esta manera, la dirección de reuniones requiere coordinar, orientar, activar, facilitar y dinamizar al equipo de trabajo para lograr los objetivos previstos para la reunión.

“Desafortunadamente, he observado que la puntualidad no es el rasgo distintivo de las empresas familiares latinoamericanas. Debemos trabajar fuerte en esto”, Carlos Luna Rivara.
 

Planificando la reunión

Gran parte de la efectividad de una reunión proviene de una buena preparación. Muchas de las reuniones son ineficaces porque están mal planteadas desde el comienzo: no tienen objetivos bien definidos, no se convoca a las personas idóneas, a las que se convoca desconocen los temas que se deben tratar, etc. El tiempo dedicado a planificar se gana con creces en el momento de ejecutar. La fase de preparación de una reunión es, sobre todo, la fase de planificación.





A continuación algunas sugerencias:


a. Es necesario escribir la agenda y especificar todos los documentos que se deberán presentar (informes, estudios, opiniones, análisis, etc.), puntualizando quién es el responsable.

b. Es importante hacer circular la agenda con anticipación, para informar a las personas que participarán sobre el motivo de la reunión y de los temas a tratar. Se debe reservar un tiempo para que los asistentes puedan hablar y hacer preguntas. Una reunión debería ser una discusión abierta de ideas, en la que se proporcione la información y se genere debate.

c. Las formas y formatos para presentar la información deben ser previamente establecidos, para evitar que la presentación no contenga todo lo necesario para analizar el tema y tomar la mejor decisión.
d. Se debe preparar la infraestructura adecuada. No se debe olvidar que la sala debe tener las condiciones adecuadas y que hay detalles que pueden ayudar a hacer que las personas estén más cómodas, como café y agua disponibles, ventilación, sillas cómodas, etc.

e. La puntualidad es importante. Es conveniente iniciar la reunión con algún tema “rompe hielo” que ayude a generar un clima de confianza y seguridad. Desafortunadamente, he observado que la puntualidad no es el rasgo distintivo de las empresas familiares latinoamericanas. Debemos trabajar fuerte en esto.

f. Al inicio de la reunión, y si las personas no se conocen, se debe iniciar una ronda de presentaciones de los asistentes. Es importante leer la agenda y expresar los objetivos de la reunión.

g. En el transcurso de la reunión es importante crear un clima incluyente: escuchar activamente, interesarse por lo que sucede, no estar chateando ni contestando llamadas telefónicas, etc. Depende de la actitud de la persona que dirige la reunión lograr que se mantenga la atención del resto de participantes. A veces es necesario poner “reglas para la reunión”.

Para captar y centrar la atención del grupo en las cuestiones y poder resolver con eficacia los objetivos a lograr se pueden utilizar algunas estrategias:

1. Limitar amablemente las intervenciones excesivamente largas.
2. Controlar las discusiones para que la reunión sea eficiente y para garantizar que se trate todo lo que se planificó.
3. No permitir que las personas que participan se desvíen de los objetivos.
4. Si una idea ya se ha discutido y se ha tomado una decisión, evitar que la conversación regrese al mismo tema.
5. Asegurarse de que todas las personas intervienen y participen.
6. Ayudar a los miembros que tienen dificultades para hacerlo a formular mejor sus ideas.
7. Neutralizar a las personas agresivas o “tóxicas” e impedir que haya enfrentamientos personales.
8. Reaccionar con calma ante las situaciones imprevistas, mantener el control de la reunión sin mostrar una actitud autoritaria o impositiva.
9. Las reuniones deben tener un fin. Lo ideal es que la reunión transcurra en el tiempo de inicio y de termino establecido, que se concreten los acuerdos y las decisiones que se han tomado, y que se determinen los pasos, las actividades y las tareas que se deben realizar para cumplir los acuerdos y llevar a cabo las decisiones tomadas en el tiempo previsto. Debe haber un responsable de documentar dichos acuerdos y de darle seguimiento luego de la sesión.

Entonces, ¿qué tan efectivas son las reuniones en tu empresa?